シゴトノート

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できる人はみんなやってる!?仕事が3倍早く終わる段取り術!Part2

      2018/02/26

今回は

できる人はみんなやってる!?仕事が3倍早く終わる段取り術!

の続き!

仕事を早く終わらせるための段取り術をご紹介します。

仕事にかかってる時間を徹底的に分析する

それぞれの仕事の処理時間を把握していますか?

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ただ仕事を早くやろうとしても、なかなか思うような効果は上がりません。

それよりもまずそれぞれの仕事にかかっている時間を計ってみましょう。

現状を分析することが段取りをうまくするためにとても大切です。

仕事の中で特に時間がかかっているものがわかれば、そこが自分の課題になります。

仕事の処理1つ1つを徹底的に観察して、時間が多くかかっている原因を見つけ出しましょう。

時間がかかっている作業の改善を図る

時間が多く掛かっている具体的な原因がわかったら、大きな一歩です。

あとはそこを改善すればいいだけです!

具体的な原因の見つけ方は以下を参考にしてみてください。

●具体的な原因の見つけ方

  • 物を探すことに時間が取られていないか?
  • いつも同じミスを繰り返していないか?
  • 無駄な待ち時間がないか?
  • 自分一人で出来る仕事に落とし込めているか?
  • 処理の順番は的確でスムーズか?
  • ミスのフォローに時間が取られていないか?
  • 上司との打ち合わせ、ゴール像の共有はしっかりできているか?

●具体的な改善の仕方

  • 繰り返しがちなミスはチェックリストにまとめて必ずチェックしてから行う
  • 提出物は上司に早めに相談をする
  • 資料の作成等は依頼者との間で具体的なゴール像を明確にするまで打ち合わせる
  • 処理の順番を入れ替えて毎回時間を計る
  • 複数人と進めている仕事は、なるべく早めに自分一人で進められる仕事にできるようにし、無駄な待ち時間を減らす
  • デスクを整理し、物を探す時間を極力減らす

上記のような形で1つずつ時間がかかる仕事を改善していきましょう。

この改善の仕方に慣れていけば、1日の中の仕事の進め方も同じ形で改善できるようになります!

余裕を持った段取りを組む

トラブルや想定外の出来事にも対応出来るように余裕をもって段取りを立てましょう。

キツキツに段取りを組むと、いざ想定外の事態が起きた時に対応できません。

少しでもうまく進まない時が出てくると焦って事態を悪化させる原因にもなります。

ストレスも溜まりますね(笑)

余裕を持って段取りを組むことが心の余裕につながります。

心の余裕があると1つ1つの仕事に対する集中力も上がります。

その結果として仕事が早く終わるようになります。

余裕を持つために、その日行うべき仕事の優先順位を立てておきましょう。

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優先順位をしっかり立てて、出来る範囲で優先順位の高いものから取り掛かっていく。

そうしていると、もしトラブルが起きても、優先順位が低いものを飛ばして重要なものだけ終わらせればいいので楽になります。

最後までお読み頂き、ありがとうございます^ ^

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できる人はみんなやってる!?仕事が3倍早く終わる段取り術! | シゴトノート
今回は仕事が早く終わる段取り術について! 「仕事が全然終わらない」 「いつも締め切りを過ぎてしまって上司に怒られる、、、」 こんな風に悩んでいませんか? 仕事が進まないという人は段取りに問題がある可能性が高いです。 仕事を効率良く終わらせるためには段取りを工夫する必要があります。 段取りがうまくなればなるほど、同じ仕事が圧倒的に早く終わるようになります。 段取り術について4つご紹介します! 「もっと効率よく仕事を処理できないか?」を常に考える 仕事をしながら 「もっと効率を良くする方法はないか?」 と常にアイディアを出そうとしましょう。 仕事が早いと言われる人は、常に今より一歩上を目指してアイディアを出そうとしています。 効率をより良く出来そうな方法が思い付いたら、すぐ試す。 そして、日々試行錯誤と改善を積み重ねていきます。 その積み重ねが1年、2年と経てばめちゃくちゃ大きな差となります。 仕事が早い人も最初から早かった人はそうはいません。 そのような日々の努力の積み重ねで仕事が早くなっていったはずです。 ですので、まず仕事を効率良く終わらせるために、日々の仕事に向かう姿勢を変えていきましょう。 時間に無駄がないか? 余計な待ち時間がないか? 何もしていない時間はないか? このようなことを考えて、見つかったらそれを課題として改善していく。 効率良く仕事をするというのは例えば、 外出する仕事がある時は、外出すると出来ない仕事を事務所にいる時間で優先的に行う。 先に進めておくと、ほかの仕事が楽になる仕事を先に進めておく。 上司の確認が取れないと先に進まない仕事はなるべく早めに上司の確認を取る このような工夫が大切です。 1日の始めに今日の仕事内容を確認して、 「今日の仕事をいかに効率良く終わらせるか?」 を考えて優先順位をつけましょう。 そうすれば、そのまま仕事を進めるよりずっとスムーズに仕事が終わるようになります。 同じ種類の仕事はなるべくまとめてやってしまう 同じ種類の仕事はなるべくまとめてやってしまう。 これが同じ仕事を短時間で終わらせるコツの1つです。 書類の作成業務なら、それだけをまとめて集中してやってしまう。 電話を掛けて納期などの確認をするなら、その電話の作業だけをまとめてやる。 このような工夫をすれば、時間がかなり節約できます。

 

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