シゴトノート

仕事に関係する様々なことを網羅していきます!

できる人はみんなやってる!?仕事が3倍早く終わる段取り術!Part2

      2018/02/02

今回は

できる人はみんなやってる!?仕事が3倍早く終わる段取り術!

の続き!

仕事を早く終わらせるための段取り術をご紹介します。

仕事にかかってる時間を徹底的に分析する

それぞれの仕事の処理時間を把握していますか?

ただ仕事を早くやろうとしても、なかなか思うような効果は上がりません。

それよりもまずそれぞれの仕事にかかっている時間を計ってみましょう。

現状を分析することが段取りをうまくするためにとても大切です。

仕事の中で特に時間がかかっているものがわかれば、そこが自分の課題になります。

仕事の処理1つ1つを徹底的に観察して、時間が多くかかっている原因を見つけ出しましょう。

時間がかかっている作業の改善を図る

時間が多く掛かっている具体的な原因がわかったら、大きな一歩です。

あとはそこを改善すればいいだけです!

具体的な原因の見つけ方は以下を参考にしてみてください。

●具体的な原因の見つけ方

  • 物を探すことに時間が取られていないか?
  • いつも同じミスを繰り返していないか?
  • 無駄な待ち時間がないか?
  • 自分一人で出来る仕事に落とし込めているか?
  • 処理の順番は的確でスムーズか?
  • ミスのフォローに時間が取られていないか?
  • 上司との打ち合わせ、ゴール像の共有はしっかりできているか?

●具体的な改善の仕方

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  • 繰り返しがちなミスはチェックリストにまとめて必ずチェックしてから行う
  • 提出物は上司に早めに相談をする
  • 資料の作成等は依頼者との間で具体的なゴール像を明確にするまで打ち合わせる
  • 処理の順番を入れ替えて毎回時間を計る
  • 複数人と進めている仕事は、なるべく早めに自分一人で進められる仕事にできるようにし、無駄な待ち時間を減らす
  • デスクを整理し、物を探す時間を極力減らす

上記のような形で1つずつ時間がかかる仕事を改善していきましょう。

この改善の仕方に慣れていけば、1日の中の仕事の進め方も同じ形で改善できるようになります!

余裕を持った段取りを組む

トラブルや想定外の出来事にも対応出来るように余裕をもって段取りを立てましょう。

キツキツに段取りを組むと、いざ想定外の事態が起きた時に対応できません。

少しでもうまく進まない時が出てくると焦って事態を悪化させる原因にもなります。

ストレスも溜まりますね(笑)

余裕を持って段取りを組むことが心の余裕につながります。

心の余裕があると1つ1つの仕事に対する集中力も上がります。

その結果として仕事が早く終わるようになります。

余裕を持つために、その日行うべき仕事の優先順位を立てておきましょう。

優先順位をしっかり立てて、出来る範囲で優先順位の高いものから取り掛かっていく。

そうしていると、もしトラブルが起きても、優先順位が低いものを飛ばして重要なものだけ終わらせればいいので楽になります。

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