シゴトノート

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仕事のミスを激減させる4つの方法!

      2018/06/07

今回は仕事のミスを激減させる方法について!

「仕事が速い人ほどミスが少ない」ってよく聞くのではないでしょうか!?

仕事にミスは付きものですが、そのミスを出来る限り減らしていければ、もっと仕事が出来る状態に近づけるはず!

仕事でのミスを減らすための方法を4つご紹介します。

自分でダブルチェックをする習慣をつける

これは当たり前ですが、自分でダブルチェックをする習慣をつけましょう。

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仕事のミスが多い人はこれが出来ていない人が結構多いです。

上司に提出する資料など他の人に見せる物は、まず自分で一度作ったら、その後、もう一度ミスがないか自分でダブルチェックをします。

最初に作った資料は、まず何かしら細かいミスがあるという前提で、自分でダブルチェックをしましょう。

「ダブルチェックしている時間がもったいない。ミスがあれば相手が指摘してくれる」って考えている人は要注意!

1つ1つは細かいミスでも積み重なれば、相手に「これは本当に自分でチェックしたのか?」と疑われます。

それが続くと信用を失うことにつながってしまいます。

媒体や手段を変えてチェックする

ダブルチェックをする場合、媒体を変えてチェックするのが効果的です。

例えば、パソコンで作成した資料なら、一度印刷して紙の状態でミスがないかをチェックする。

特にExcelのシートなどは、パソコン上だと罫線などが確認しずらいです。

印刷すると文字が切れている場合も多いので必ず印刷してチェックしましょう。

業者への発注でFAXを送ったなら、その後電話して、相手方に

  • ①FAXが届いているか?
  • ②数量や注文品は合っているか?
  • ③納期はいつか?

を確認します。

メールを送った場合もそのメールが届いているかどうかを電話で確認する。

このようにメールという伝達手段と電話という伝達手段の2つを組み合わせることでミスを減らしやすくなります。

ヒヤリ・ハットを記録しておく

「あー危なかった!あやうく大きなミスをするところだった。」

このように重大なミスの直前で気付いて、ぎりぎりミスには至らなかった場合があります。

この時に

「よかったよかった、気付けてラッキー」

で終わる人は、また同じようなミスを繰り返す可能性が高いです。

こういうヒヤリ・ハットは必ず記録しておき、対策を立てましょう。

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  • 「危うくミスをするところだったのは何が原因なのか?」
  • 「どうすればヒヤリとすることもなく、この仕事を安全に確実に終わらせられるか?」

このように分析をしてミスを防ぐ対策をチェックリストに追加する。

あるいは、ミスをしない仕組みを作り出しましょう。

ヒヤリ・ハットすらも撲滅する意識でいけば、大きなミスをする可能性は限りなく減らすことが出来ます。

ミスをしてから対策を立てるのでは遅い。

ミスしそうだった時にいかに対策を立てるかが大事です。

ミスしそうな状況すらも無くす!

この意識でいけばミスは確実に減らせます。

ミスの影響度が大きい仕事ほどチェックを入念に!

ミスの影響が大きい仕事ほどチェックは入念にしましょう!

社内で共有するメールに多少ミスがあっても、社内の中での小さい影響に留まります。

しかし、お客様に届くチラシやDM(はがき)などにミスがあれば、影響は甚大です。

クレームが殺到したり、企業のイメージを大きく損なうことになりかねません。

取引先へのメールにミスがあった場合も信用を失って、取引中止に追い込まれる場合もあります。

優先順位をつけてチェックの度合いを変える

日常の雑務とお客様用のポスターやチラシなどの影響力の大きい仕事はチェックの入念度を変える必要があります。

全ての仕事を細かくチェックしてミスを無くそうとするのでは時間が足りません。

「この仕事の影響度はどれくらいか?」を考えて、チェックを入念にする仕事を決める。

影響度の小さい仕事なら自分のダブルチェックだけにする。

影響度が大きい仕事なら、自分でのダブル・トリプルチェックはもちろん、上司や他の人のチェックも入れるようにします。

他の人のチェックを入れることで見逃しやすいミスを防げる確率はかなり高くなります。

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