シゴトノート

最高の仕事ノートにするべく、仕事に関係する様々なことを網羅していきます!仕事力アップのヒントがきっとある!!

「やばい、忘れてた!」が無くなる!タスク漏れを防ぐ4つの方法!

      2018/06/07

今回は仕事を忘れるのを防ぐ方法について。

「頼まれた仕事をやり忘れてしまった、、、」

「取引先と約束していたのにすっかり忘れてすっぽかしてしまった、、、」

こんな仕事の抜け漏れやスケジュールミスは大きな仕事になればなるほど致命的ですよね!?

タスク管理をいかに上手に行うか?

スポンサーリンク

これが仕事が出来るようになるために非常に大事です。

仕事忘れを防ぐ方法を4つご紹介します。

頼まれた仕事はすぐにメモする!

頼まれた仕事は必ずメモをしましょう!

メモするところはメモ用紙でも手帳でも何でもok!

大事なことは無理に頭で覚えていようとしないこと。

「メモを取らなければ忘れる」

この前提を常に持ちましょう。

そうゆう前提で頼まれた仕事を必ずメモしている人の方が仕事を忘れることが非常に少ないです。

仕事は次から次に注意を引かれるようなことが起こります。

頭でだけ覚えようとしていたら、常にそれを意識していないといけません。

しかし、誰かに話しかけられたり、次の仕事を頼まれたら大抵忘れてしまいます。

だから、忘れてもいいので思い出せる仕組みを持っておく方が仕事忘れは防止できます。

ただ、メモをした仕事はそのままではいけません。

普段自分が使っている手帳やTodoリストに載せて、自分のスケジュールの中にしっかり組み込んでおきましょう。

GmailとGoogleカレンダーを利用する

GmailとGoogleカレンダーをうまく活用すると仕事忘れ防止に非常に役立ちます。

会社で指定されているメーリングリストやTodoリストを使わなければならないなら、是非仕組みだけでも是非参考にしてみて下さいね!

ルーティーンワークや頼まれた仕事で今後定期的に行う必要があるものはGoogleカレンダーに入力しましょう。

毎月行う仕事なら、予定を立てて毎月繰り返す設定にしておけばいいです。

これを徹底すればカレンダー上においては、必要な仕事は毎月表示されるようになります。

一番大事なのは、そのカレンダーに入力した予定を必ずメールで通知するようにしておくこと!

スポンサーリンク

Googleカレンダーには通知機能があるので、メールで通知する設定にしておきましょう。

そうすれば予定が近くなったら、GmailにGoogleカレンダーからメールが来ます。

私は1日前の朝9時にGmailにメールが来るように設定しています。(仕事が遅れやすいって人は3日前とかの設定でもいいかもしれません)

忘れやすい仕事もカレンダーの入力さえしっかり行っていれば、後は必要なときまで頭から消し去ることが出来ます。

「仕事を忘れていないかな、、、」

という不安からも解放されます。

後は必要なタイミングでGmailに予定を知らせてくれるメールが来るので、それをチェックして手帳にその仕事を加えて取り掛かるだけです。

私の場合は会社で使っているのがGmailなので、チェックするのはGmailと手帳。

この2つさえ見れば仕事はまず忘れません(ベースは手帳でGmailはリマンダー代わりです。)

急ぎでない仕事はとりあえず自分宛てにメールを送っておく

「これ今度確認しておいて」

「余裕がある時にこの仕事よろしく!」

と重要度の低い仕事を頼まれた時は、とりあえず自分宛てにメールを送っておくと忘れません。

「手帳に書き込むにも、日程もまだ決まっていないし、、、」

という仕事は手帳のどこに書けばいいか迷うこともありますよね?

そうすると、ついつい書き忘れて、

「やばい、忘れてた、、、」

という事態になりかねません。

そういう時に自分宛てにメールを送っておけば、それが備忘録になります。

毎日チェックするメールの受信箱に入れておけば、少なくとも

「忘れてた!」

という事態は防げます。

後は日程が決まり次第、手帳に書き込む。

あるいは、もっと先の日程になるなら、カレンダーに入力しておいて通知させればOKです!

「これさえ見れば大丈夫!」という状態を作る!

このように仕事忘れを無くすためには、忘れても思い出せる仕組みを作る!

これが本当に大切だと思います。

メモを取ったり、Googleカレンダーを利用する。

あるいはスマホのリマインダーを使うのもいいでしょう。

「これさえ見れば、仕事は忘れない!」

という状態にするために確認するものはなるべく1つに集約しましょう!

バックナンバー・関連記事はこちら↓

仕事のミスを激減させる4つの方法!
今回は仕事のミスを激減させる方法について! 「仕事が速い人ほどミスが少ない」ってよく聞くのではないでしょうか!? 仕事にミスは付きものですが、そのミスを出来る限り減らしていければ、もっと仕事が出来る状態に近づけるはず! 仕事でのミスを減らすための方法を4つご紹介します。 自分でダブルチェックをする習慣をつける これは当たり前ですが、自分でダブルチェックをする習慣をつけましょう。 仕事のミスが多い人はこれが出来ていない人が結構多いです。 上司に提出する資料など他の人に見せる物は、まず自分で一度作ったら、その後、もう一度ミスがないか自分でダブルチェックをします。 最初に作った資料は、まず何かしら細かいミスがあるという前提で、自分でダブルチェックをしましょう。 「ダブルチェックしている時間がもったいない。ミスがあれば相手が指摘してくれる」って考えている人は要注意! 1つ1つは細かいミスでも積み重なれば、相手に「これは本当に自分でチェックしたのか?」と疑われます。 それが続くと信用を失うことにつながってしまいます。 媒体や手段を変えてチェックする ダブルチェックをする場合、媒体を変えてチェックするのが効果的です。 例えば、パソコンで作成した資料なら、一度印刷して紙の状態でミスがないかをチェックする。 特にExcelのシートなどは、パソコン上だと罫線などが確認しずらいです。 印刷すると文字が切れている場合も多いので必ず印刷してチェックしましょう。 業者への発注でFAXを送ったなら、電話で相手方に①FAXが届いているか?②数量や注文品は合っているか?③納期はいつか?を確認します。 メールを送った場合もそのメールが届いているかどうかを電話で確認する。 このようにメールという伝達手段と電話という伝達手段の2つを組み合わせることでミスを減らしやすくなります。 ヒヤリ・ハットを記録しておく 「あー危なかった!あやうく大きなミスをするところだった。」 このように重大なミスの直前で気付いて、ぎりぎりミスには至らなかった場合があります。 この時に「よかったよかった、気付けてラッキー」で終わる人は、また同じようなミスを繰り返す可能性が高い。 こうゆうヒヤリ・ハットは必ず記録しておき、対策を立てましょう。 「危うくミスをするところだったのは何が原因なのか?」
仕事のミスが少ない人の4つの特徴!
今回は仕事のミスが少ない人の特徴について! あなたの職場に、 「なんであの人は全然ミスをしないんだろう?」 って思うくらいミスをしない人っていませんか? 仕事でミスが少ない人は仕事も速い人が多いですよね!? 仕事でミスが少ない人には特徴があります。 その特徴を知り、実践すれば、ミスは確実に少なくなるはずです。 その特徴を4つご紹介します! 頭が整理されている 仕事のミスが少ない人は頭が整理されています。 そして、目の前の仕事に集中するのが上手です。 ミスをする原因で多いのが、集中力不足で注意力散漫になっている時。 注意力が必要な仕事をしている時に 「あれ?あの仕事って終わってるっけ?」 「あっこの仕事も残っていた!」って他の仕事のことも考えながら行っていませんか? もし行っていたら、それがミスの大きな原因です。 車の事故の原因は慣れた時の不注意が相当多いですよね? 仕事もそれと同じで不注意でミスをしている場合が非常に多いんです! 頭が整理されて、目の前の仕事に集中するのが習慣になればミスは激減します。 仕事のミスが少ない人は目の前の仕事に集中しやすくするために以下のような工夫をしています。 スケジュールや業務を無理に記憶しようとしない⇨手帳やリマインダーを使って、見れば思い出せる仕組みを作っている 気になることは手帳など紙に書き出して、後で考えるようにしている デスクの上の物を出来る限り排除している 仕事の優先順位をしっかり立て、優先順位の高い仕事から手をつけている 上記のような工夫をすることで目の前の仕事だけを考えて取り組んでいます。 「私は集中力がない、、、」 と嘆く前に集中しやすくなる工夫をしてみましょう! 少しずつでもきっと改善できるはずです! 同じミスをしない努力をしている 仕事でミスが少ない人は同じミスを二度しません。 だからミスが少ないんです。 慣れていない業務や複雑な仕事ではミスが出ることだってあります。 この世でミスを全くしないビジネスマンなんていません、きっと(笑) ミスをした後どうするか? これがミスが少ない人と多い人を分けています。 ミスが少ない人は同じミスをしないようにミスを徹底的に分析します。 なぜこのようなミスが起きたのか? 二度とミスが起きないようにするにはどうすればいいのか? この2つを徹底的に考えて、対策を立てます。

上司とのコミュニケーションミスが激減する3つの方法!

相手と話の前提をすり合わせればコミュニケーションミスは激減する!

仕事のミスが驚くほど減る!チェックリストを使うことのメリット3つ!

スポンサーリンク

 - 仕事ミス防止

pocket line hatebu image gallery audio video category tag chat quote googleplus facebook instagram twitter rss search envelope heart star user close search-plus home clock update edit share-square chevron-left chevron-right leaf exclamation-triangle calendar comment thumb-tack link navicon aside angle-double-up angle-double-down angle-up angle-down star-half status