シゴトノート

仕事に関係する様々なことを網羅していきます!

仕事を超速で終わらせるための時間活用術4つ!

      2018/02/10

今回は仕事を速く終わらせるための時間活用術について。

仕事が速くて生産性が高い人は時間の使い方が非常に上手です。

時間の使い方が上手な人は時間に対する意識が高いのも特徴ですね!

仕事が終わらないから働く時間を長くしたり、家に仕事を持ち帰ることは今日で卒業しましょう!

仕事を超速で終わらせるための時間活用方法を4つご紹介します!

時間の使い方に敏感になる

今行っている仕事の大まかな所要時間を把握していますか?

「把握していない、、、」

と思った人は時間の使い方に鈍感になっているかもしれません。

時間の使い方に鈍感になっていると1つの仕事に必要以上に時間を掛けてしまって、それが残業の原因になったりします。

「いつも仕事が終わらない、、、」と感じている人はまず何にどれだけ時間を掛けているのかを分析しましょう。

ストップウォッチなどで1つの仕事に掛けている時間を計りましょう。

今の段階では早くやろうとはしなくていいです。

「今の自分はどの仕事にどれくらい時間が掛かっているのか?」

とりあえず、これが把握出来ればOKです。

所要時間を予測する習慣をつける

今の仕事に掛けている時間をある程度把握したら、今度は所要時間を予測する習慣をつけましょう。

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手帳に1日のスケジュールやタスクリストを書いている人が多いと思いますが、それに所要時間の予測も書いておく。

部長への資料作成(30分)って感じで。

恐らく最初のうちはその予測と実際に掛かった時間に大きなずれがあると思います。

ずれがあった場合は

「予測とずれたのは何が原因だったか?」

「予想以上に時間が掛かった仕事をもっと短時間で終わらせるにはどうすればいいだろう?」

このように仕事終わりに振り返って分析をしていきましょう。

所要時間を予測する習慣をつけて日々繰り返し予測と結果を照らし合わせる。

予測と結果がずれたら、その原因を分析して改善案を出していく。

この繰り返しで確実に時間の使い方が上手になり、生産性が上がっていきます。

仕事に費やす時間をあえて制限する

仕事に費やす時間をあえて制限することが生産性を高めるのに非常に有効です。

定時ですぐ帰宅する人や仕事以外にも情熱を燃やしている人は仕事が速いことが多いですよね!?

それはその人が絶対に残業しないと決めていたり、仕事以外のことに時間を割けるように工夫しているからです。

「仕事が終わらなければ残業すればいい」

このように考えていては生産性はまず上がらないでしょう。

「絶対残業しない!」

「今3時間掛かっている仕事を1時間で終わらせるにはどうすればいいか?」

このように日々考えながら、限られた時間内で仕事を終わらせるようにしていく。

この意識が仕事の生産性を上げて、仕事が速い人につながっていきます。

大切なことは、使える時間を限定することで工夫せざるを得ない状況を作ること。

何か制限を設けて、その制限を超える方法を考える方がいいアイディアが出るのと一緒です。

タイマーを活用する

仕事に対する集中力を高めて、生産性を上げるのにタイマーは非常に効果的です!

「ここから15分間でこの仕事を終わらせる!」

って決めて、タイマーを15分間にセットしてスタートをする。

たったこれだけですが、仕事の生産性は劇的に上がります。

タイマーを使うと締め切り効果を作り出すことが出来ます。

残り時間が減っていき、追い込まれてくる感覚が目の前の仕事の集中力を高めてくれるんです。

私は日頃の仕事でこの方法をめちゃくちゃ使っています。(笑)

特に苦手な仕事を進めないといけない時などは、「10分間だけ出来るだけ進めよう」ってタイマーを10分にセットして手をつけます。

「10分だけ頑張ればいい」っていう感覚が気持ちを楽にしてくれます。

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苦手な仕事にも雑念を振り切って集中できます。

1度手をつけて、少し進めれば気持ちも楽になるので、10分間の集中時間が終わった後でも、引き続きその仕事を頑張ろうと意欲が湧くことも多い。

私の経験上、最も効果が上がるのはタイマーは5~30分間に絞った時です。

60分間等も試してみたのですが、長すぎて、タイマーを掛けたこと自体忘れたり、雑念が入ってきやすかったです。

シフト制で時間が区切られているなら、そんな必要はないかもしれません。

しかし、デスクワークで仕事の順序や時間の使い方を自分自身で決める必要がある人にはきっとすごく有効だと思います。

最後までお読み頂き、ありがとうございます^^

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 - 生産性向上

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