シゴトノート

最高の仕事ノートにするべく、仕事に関係する様々なことを網羅していきます!仕事力アップのヒントがきっとある!!

生産性が劇的に高くなる3つの方法!

      2018/06/07

今回は仕事が全然終わらない方へ、生産性を向上させて短時間で結果を出す方法について!

「仕事とプライベートのメリハリをつけて働きたい!」

「圧倒的な成果を出したい!」

「時間に追われながら仕事をするのはもう嫌!」

このように悩んでいるなら生産性を高めましょう。

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生産性を高めることで短時間で速く結果を出せるようになります。

自分の時間にも余裕が生まれて日々の生活もメリハリのついた充実したものに近づけるはずです!

生産性を向上させる方法を3つ詳しくご紹介します。

出来る限りその場で仕事を終わらせる

仕事は出来る限りその場で終わらせられるようにしましょう。

取引先のところに行って、わからないことや上司に確認するところがある場合仕事を持ち帰っていませんか?

「一旦上司に確認して後日またご連絡します」というような形で。

こうゆうスタイルで仕事をしていると仕事がなかなか進みません。

もしどうしても一度持ち帰る必要があったとしても、今その場で出来ることは全部行いましょう。

上司に確認を取るにはその場で電話やチャットをするという方法もあるはずです(その会社で出来るならですが、、、)

そして、上司に確認を取る以外のことはその場で決めて出来る限りその仕事を進めておく。

とにかく今その場で出来ることは出来る限りやる!

生産性を上げて早く結果を出すためには、このような心掛けが非常に大事です。

もっと短時間で結果を出す方法を常に考える

今行っている仕事に対して「どうしたらもっと短時間で結果を出せるか?」を常に考えましょう。

生産性が高く、速く結果を出す人はこれを常に意識している人が多いです。

そのためにはまず各業務に掛かっている時間をある程度把握しておく必要があります。

タイマー等を使ってそれぞれの仕事に費やしている時間を計ってみましょう。

「自分がどの仕事にどれだけの時間を掛けているか?」を把握して、それぞれ掛かっている時間をより短時間で済ませられるように方法を考えていきます。

  • 段取りはうまくできているか?
  • 部下に任せられる仕事はないのか?
  • 必要以上の完成度で作っていないか?(必要十分を見極められているか?)
  • そもそもこの仕事はやる必要があるのか?
  • もっと効率的な方法はないのか?
  • これがベストの方法か?

上記のようなことをチェックしながら、現状の仕事のやり方の課題や無駄を洗い出して改善していきましょう。

ゴールから逆算する習慣をつける

仕事をする際はゴールから逆算する習慣を絶対つけましょう!

与えられた仕事をただ漠然とやり始めるのは、ゴールも意識せずただ走っているのと一緒です(笑)

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まずどんな結果(アウトプット)を出す必要があるのか、をしっかりとイメージする。

資料の作成など依頼された仕事は、依頼者としっかりコミュニケーションを取ってゴール像をすり合わせる。

そこからスタートする習慣をつけましょう。

ゴールから考えて仕事の計画を立てる人はそうでない人に比べて、圧倒的に仕事が速くなります。

  • 何を最優先で進めるべきか?
  • どれくらいの時間がかかりそうか?
  • 重要でないことは何か?
  • どうゆう段取りだと一番効率的か?
  • 人に任せられることはないか?

ゴールから逆算する習慣がつけば、上記のようなことを考えながら仕事を進めるようになります。

仕事が出来る、と言われる人はこれが当たり前に出来ています。

ゴールに向かって最短距離を目指して計画を立てている。

だから結果を出すし、仕事も圧倒的に速いのです。

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今回は仕事を速く終わらせるための時間活用術について。 仕事が速くて生産性が高い人は時間の使い方が非常に上手です。 時間の使い方が上手な人は時間に対する意識が高いのも特徴ですね! 仕事が終わらないから働く時間を長くしたり、家に仕事を持ち帰ることは今日で卒業しましょう! 仕事を超速で終わらせるための時間活用方法を4つご紹介します! 時間の使い方に敏感になる 今行っている仕事の大まかな所要時間を把握していますか? 「把握していない、、、」 と思った人は時間の使い方に鈍感になっているかもしれません。 時間の使い方に鈍感になっていると1つの仕事に必要以上に時間を掛けてしまって、それが残業の原因になったりします。 「いつも仕事が終わらない、、、」と感じている人はまず何にどれだけ時間を掛けているのかを分析しましょう。 ストップウォッチなどで1つの仕事に掛けている時間を計りましょう。 今の段階では早くやろうとはしなくていいです。 「今の自分はどの仕事にどれくらい時間が掛かっているのか?」 とりあえず、これが把握出来ればOKです。 所要時間を予測する習慣をつける 今の仕事に掛けている時間をある程度把握したら、今度は所要時間を予測する習慣をつけましょう。 手帳に1日のスケジュールやタスクリストを書いている人が多いと思いますが、それに所要時間の予測も書いておく。 部長への資料作成(30分)って感じで。 恐らく最初のうちはその予測と実際に掛かった時間に大きなずれがあると思います。 ずれがあった場合は 「予測とずれたのは何が原因だったか?」 「予想以上に時間が掛かった仕事をもっと短時間で終わらせるにはどうすればいいだろう?」 このように仕事終わりに振り返って分析をしていきましょう。 所要時間を予測する習慣をつけて日々繰り返し予測と結果を照らし合わせる。 予測と結果がずれたら、その原因を分析して改善案を出していく。 この繰り返しで確実に時間の使い方が上手になり、生産性が上がっていきます。 仕事に費やす時間をあえて制限する 仕事に費やす時間をあえて制限することが生産性を高めるのに非常に有効です。 定時ですぐ帰宅する人や仕事以外にも情熱を燃やしている人は仕事が速いことが多いですよね!? それはその人が絶対に残業しないと決めていたり、仕事以外のことに時間を割けるように工夫しているからです。

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 - 生産性向上

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