シゴトノート

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段取りが劇的に上手になる3つの方法!

      2018/05/21

今回は段取り上手になる方法について!

「仕事がどんどん溜まって、何から手をつければいいかわからない、、、」

「締め切りに遅れて一緒に働いている人にいつも迷惑をかけてしまう、、、」

このように悩んでいる方は段取り下手な可能性が高いです。

仕事が出来る人はみんな段取り上手!

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この段取り力は、しっかりと知識を持って実践していけば上達できます!

その方法を3つご紹介します!

自分の締め切りを設定する

依頼された仕事は、本来の締め切りより前倒しした自分の締め切りを設定しましょう。

例えば、締め切りが10日までの仕事なら、8日を自分の締め切りに設定する。

そして、8日までに必ず終わるように、その締め切りに合わせて仕事を進めていく。

自分の締め切りに合わせておけば、本当の締め切りには余裕を持って、仕事を完了させられます。

こうしておけば、万が一想定外のことが起きて自分の締め切りに間に合わなかったとしても、本当の締め切りには間に合うように修正が出来ます。

「仕事が出来る!」

と言われる人は締め切り(納期)に対する意識がとても強いです。

それは締め切りを守り続けることが上司や取引先からの信用につながることを理解しているからです。

仕事を分解してスケジュールに落とし込む

自分の締め切りを設定したら、大きな仕事を小さい仕事に分割していきます。

依頼された仕事がその日にささっと終わる場合は、はっきり言って分割する必要は全くありません。

しかし、そんな仕事は上の立場になればなるほど無くなります。

複雑で長期間かかる仕事が多くなってくる。

そうなると、付け焼刃でいきなり取り掛かろうとするとまず失敗します。

失敗しないために、複雑で長期間かかる仕事は、具体的な小さい仕事に分割していきましょう!

その仕事でやるべきことをすべて出す。

それを締め切りまでの日数に合わせて割り振っていく。

例えば、1週間後に締め切りの仕事(合計10時間程度)だったら、1~2時間程度の仕事に分割して6日間に割り振っていく。

この場合、7日間全部を使って割り振ると想定外のことが起きたり、予想以上に時間が掛かった場合に締め切りに間に合わなくなる可能性があります。

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だから上記のように自分の締め切りを本当の締め切りの1日前に設定しておきます。

そしで、その自分の締め切りまでの日数で割り振ると余裕をもって進められるようになります。

仕事を分割するメリットは、

  • その仕事の完成イメージが得やすくなる。
  • 1日でやるべきことがはっきりするので、「このまま終わらないんじゃないか?」って不安を予防できる
  • 分割していく段階で不明点・やる必要があることがより明確になるので、早めにわからないことを上司等に聞けるようになる

などがあり、非常に有効です。

今まで仕事を分割するということをやっていなかった方は是非試してみてください。

1ヶ月の自分のやるべきことをリスト化する

ルーティーンワークが多い人は、1か月の自分の仕事量=やるべきことをリスト化するのがかなり効果的です。

タスクリスト的なものを作って、仕事の種類ごとにやるべきことを全部出して、それを羅列したリストをつくる。

その時のポイントは、本当に細かい仕事まで全部タスクリストに入れることです。

1日の仕事の予定を立てて仕事をしていたら、行う必要がある細かい仕事を思い出した。

それをやってたら、スケジュールが遅れてしまった、、、ってことはよくありますよね?

それは細かい仕事の存在を仕事と換算してスケジュールに組み込んでないことが1つの原因です。

もちろん、想定外の仕事が入ってくることは防ぎようがありません、

タスクリストに入れるのも不可能です。

でも、すでに1か月の中で必ず行う必要がある仕事だったら、どんなに細かい仕事だとしてもタスクリストに入れおきましょう!

<見える化>しておくことが非常に有効です!

ルーティーンワークの仕事でやるべきことが全部把握できていれば、一緒に出来るものはまとめられるので、かなり時間を短縮できます。

それに空いた時間で、出来ることから前倒しで仕事を進めておくことが可能になります。

ちょっとした時間の節約ですが、1か月で考えるとかなり大きな時間の節約につながります。

そして、そのタスクリストをチェックリストのように

□ 売上表次月分作成
□ DM作成
□ 請求書作成

と□~という形にして、終わったものはチェックしたり、□を塗りつぶして終わったことがはっきりわかるようにしておくのも非常に大事!

これを習慣にすると本当に驚くぐらい仕事が早く終わるようになりますよ!

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