シゴトノート

仕事に関係する様々なことを網羅していきます!

仕事で段取りをするメリット5つ

      2018/02/03

今回は仕事で段取りをするメリットについて!

仕事が出来る人は段取り上手とよく言われます。

段取り八分仕事二分と言われるぐらい、仕事をするうえで段取りは大切です。

それは段取りをすることが仕事を早く、ミスなく行うために非常に効果的だからです。

段取りのメリットを知れば、いかに大事かがわかるはずです!

段取りをするメリットを5つご紹介します!

期間内に実行可能かどうかがわかる

段取りをするには仕事を分解して、スケジュールに当てはめていく必要があります。

複雑で長期間かかる仕事を以下のように細かい仕事に分割していきます。

  • 業者との折衝
  • 資料の作成
  • 上司へのプレゼン
  • 商品の発注

など具体的なタスクに分解します。

そして、分割した仕事をスケジュールに組み込んでいく。

こうすると、この仕事は締め切りまでに終わらせられそうかどうかがわかります。

段取りを立てたら、明らかにスケジュールに間に合わないことがわかる時もよくあります。

段取りの段階でそれがわかれば、スケジュールの変更や締め切りを調整できます。

逆に、大きな仕事を段取りをせずに取り掛かってしまうと悲惨です。

締め切り直前で

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「無理だ」

となってしまうパターンがよく起こります。

そうなると、色んな人に迷惑をかけて自分の信用を失うことになってしまいます。

だからこそ段取りは非常に大事なのです。

早い段階で不明点が明らかになる

仕事をしている中でわからないことはたくさん出てきますよね?

そうゆう時は上司に確認したり、職場で詳しい人に聞いたりして解決するはず。

段取りをあらかじめ立てるようにすると、その仕事のやるべきことの中でわからないことが早めにわかります。

そうすれば、早めにわからないことを聞いて解消できます。

そのため、仕事を進めやすく出来るのです。

わからないことはなるべく早めに潰しておく。

これが仕事をスムーズに進めるために非常に大切です!

なぜなら、もし聞きたい時に詳しい人がお休みだったら、その間仕事が止まってしまうからです。

わからないことを早めに潰しておくためにも、段取りが重要なのです!

仕事のゴールイメージがはっきりする

段取りをきちんと考えると

「これとこれをやれば、この仕事は完了させられる!」

というゴールイメージを持てるようになります。

ゴールイメージがはっきりすると、非常に仕事が進めやすくなります。

「今日はAをして、明日はBをすればいい」

という安心感を持って仕事を取り組める。

「間に合わないかも」

という不安は仕事の集中力を削ってミスを誘発する原因になります。

段取りをしっかり立てて、ゴールイメージをはっきりさせる。

そうすれば、余計な不安を解消することができるのです。

作業の抜け漏れを格段に減らせる

段取りをすることはあらかじめ必要な作業を洗い出します。

そのため、作業の抜け漏れを格段に減らすことが出来ます。

段取りをせずに取り掛かろうとすると、途中で重大な作業の漏れに気付いたら、一からやり直すはめになることも、、、

また仕事を完了させてから、漏れに気付いて大きな修正が必要になることもあります。

最悪の場合、その仕事の意味がなくなってしまうケースだってあり得ます。

また、段取りにより、その仕事に必要な作業を洗い出すことで似たような作業をまとめて時間を短縮できるメリットもあります!

仕事の効率を上げるためにも、作業の漏れをなくすためにも段取りを立てることが重要です。

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「次に何をやればいいか?」と迷う時間を限りなく減らせる

段取りをしっかりとすれば、

「これが終われば、次はこれ」

とやるべきことがはっきりします。

そうすれば、いちいち

「何をすればいいか?」

で迷う必要がなくなり、仕事にものすごく集中しやすくなります。

逆に段取りを立てないと

「何をやればいいか?」

と迷う時間が大幅に増えてしまい、時間のロスになります。

この時間のロスは自分が考えているよりも非常に大きいです。

積み重なると本当に数日どころではない差になることだってよくあります。

最後に

普段当たり前に行っていても、段取りにこのようなメリットがあるってことは忘れがちですよね(笑)

つい段取りを省いてすぐに仕事を取り掛かりたくなる時もありますが、そうゆう時は段取りのメリットを思い出してみてくださいね!

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