シゴトノート

最高の仕事ノートにするべく、仕事に関係する様々なことを網羅していきます!仕事力アップのヒントがきっとある!!

残業を劇的に減らすための3つの方法

      2018/06/24

今回は残業を減らす方法について!

仕事をする上で残業時間を減らすためにどう取り組めばいいのか?

工夫次第で残業は相当減らすことができます!

方法を3つご紹介します!

仕事の優先順位をつける

仕事の優先順位をつけることは、当たり前のようですが、しっかりできていない人は多いです。

スポンサーリンク

その日の仕事の優先順位をつける!

そして、優先順位の高い仕事から取り掛かる習慣をつけましょう!

前日の夜か、当日の朝にその日1日のタスク全てを把握して、優先順位をつけます。

優先順位が高い仕事を1日の早い段階で終わらせておけば、心にも時間にも余裕が生まれます。

もし突然、緊急の仕事を頼まれた場合も優先順位が低い仕事を次の日に回せばいいので、臨機応変に対応できます。

優先順位をつける上で大事なことは、

  • 自分だけで出来る仕事かどうか?
  • 締め切りが迫っていて緊急かどうか?
  • 場所が限られている仕事がどうか?

この3つをしっかり考えることです。

自分だけで出来る仕事でどの場所でも出来るなら、優先順位は低いです。

だっていつでもできますから。

逆に他の人が関わっている仕事や締め切りが迫っている仕事は優先順位が高いです。

特に他人が関わっている仕事の場合、うまくコミュニケーションを取らないと無駄な待ち時間が発生してしまう可能性があります。

他人と一緒に進めている仕事は、自分がその仕事を進めないと一緒に進めている人に迷惑がかかります。

無駄に待ち時間を出させたり、残業をさせる原因になってしまうことも、、、

他の人が関わっている仕事は早めに進めて、その人がその仕事を進めやすいようにしておく。

また、現場などの一定の場所でしか出来ない仕事は、あらかじめ1日のどのタイミングで行うかを明確にしておく。

そして、その決めたタイミングをまとめて行うことが大切です。

デスクの整理整頓を習慣にする

残業を減らしたいなら、デスクの整理整頓を習慣にしましょう!

私たちは思いのほか物や書類を探す時間に時間を奪われています。

「仕事が出来る!」

と言われる人はデスクが整理整頓されている人が多いです。

スポンサーリンク

なぜなら、デスクの整理整頓が上手な人は仕事の整理整頓も上手だからです。

仕事の優先順位をつけたり、やるべきことを整理するのがうまい。

だから仕事を終わらせるのも早いんです。

デスクが整理されていると残業が減るだけではありません。

小さなイライラやストレスも無くせるので本当におすすめです!

自分以外でも出来る仕事は他の人に上手に任せる

残業が多い人の中には、他人に任すべき仕事も全部自分で抱え込んでしまっている方が多い。

アルバイトスタッフがいる会社などは、単純な入力作業など、任せられるものは積極的にアルバイトさんに任せましょう。

アルバイトさんは時間で働いているので、やるべきことがあった方が時間が経つのが早く感じてうれしいはずです。

社員としては仕事が減るのでお互いにメリットがあります。

上司に仕事を任すのは無理でしょうが(笑)、同僚や後輩、部下に任すことは工夫次第でいくらでもできるはず!

その場合、仕事を任せる場合の任せ方が非常に大事です。

  • その仕事の目的とゴール像を伝える
  • 必ずお礼を言う
  • 任せたら、責任は必ず自分で取る

このようなことは最低限意識しましょう。

ただ仕事を任せてばかりにならないように!

自分が余裕がある時は忙しい人を手伝ったり、お互いに助け合う関係を築いておくことも非常に大切です!

続きはこちら
残業を劇的に減らすための具体的な方法PART2

バックナンバー・関連記事はこちら↓

デスクを整理する4つのメリット! | シゴトノート
今回はデスクを整理する4つのメリットについて。 仕事が出来る人の特徴の1つとしてデスクが整理整頓されていることが挙げられます。 しかし、 「整理したほうがいいのはわかっているけど、つい後回しになっちゃう、、、」 という人も多いですよね(笑) デスクを整理することはメリットが本当にたくさんあります。 それをしっかり理解すれば、きっとすぐにデスクの整理がしたくなるはずです。 物を探す時間を節約できる 物を探す時間は意外に仕事の時間を奪っています。 物といっても、特に多いのが資料・書類です。 目の前の仕事で使う書類がなかなか見つからなくてイライラしたことはありませんか? 1回の探す時間は1分もかからないかもしれません。 でも1年間の積み重ねではどれくらいの時間が奪われているか? というのを考えてみると膨大な時間が費やされていることがわかります。 デスクを整理整頓し、何がどこにあるかがわかっていれば、物を探す時間をかなり短縮できます。 「今使いたいのに見つからない」 という小さなストレスも劇的に減ります。 物を探す時間がなくなり、その分仕事の時間に充てられるので、仕事も速く終わるようになります。 目の前の仕事に集中しやすくなる デスクの上にはなるべく物がないほうが集中しやすいんです。 なぜなら余計なものがあると、目から脳にそれだけ余計な情報が入ってしまうから。 余計な情報がたくさん目に入ると、気が散りやすいんです。 しかし、デスクを整理しておけば問題は解決です。 目の前の仕事に必要なものだけデスクに出る状態にしておく。 そうすれば、目の前の仕事だけに集中できます。 仕事自体の整理力が高まる デスクを整理する習慣がつくと、それがタスクを整理する習慣につながります。 また、思考を整理したり、段取りをうまくつける習慣にもつながっていきます。 仕事はいかに頭を整理するか、が本当に大事です! 頭の中がごちゃごちゃの人はミスをしやすいです。 「たかがデスクの整理でしょ?」 と思う方もいらっしゃると思います。 しかし、デスクを整理することは、それだけにとどまりません。 常にデスクが整理整頓されているということは、それだけ整理に慣れているということ。 整理の方法に慣れていれば、それが思考であっても、大規模なプロジェクトのタスクであっても応用できます。
できる人はみんなやってる!?仕事が3倍早く終わる段取り術! | シゴトノート
今回は仕事が早く終わる段取り術について! 「仕事が全然終わらない」 「いつも締め切りを過ぎてしまって上司に怒られる、、、」 こんな風に悩んでいませんか? 仕事が進まないという人は段取りに問題がある可能性が高いです。 仕事を効率良く終わらせるためには段取りを工夫する必要があります。 段取りがうまくなればなるほど、同じ仕事が圧倒的に早く終わるようになります。 段取り術について4つご紹介します! 「もっと効率よく仕事を処理できないか?」を常に考える 仕事をしながら 「もっと効率を良くする方法はないか?」 と常にアイディアを出そうとしましょう。 仕事が早いと言われる人は、常に今より一歩上を目指してアイディアを出そうとしています。 効率をより良く出来そうな方法が思い付いたら、すぐ試す。 そして、日々試行錯誤と改善を積み重ねていきます。 その積み重ねが1年、2年と経てばめちゃくちゃ大きな差となります。 仕事が早い人も最初から早かった人はそうはいません。 そのような日々の努力の積み重ねで仕事が早くなっていったはずです。 ですので、まず仕事を効率良く終わらせるために、日々の仕事に向かう姿勢を変えていきましょう。 時間に無駄がないか? 余計な待ち時間がないか? 何もしていない時間はないか? このようなことを考えて、見つかったらそれを課題として改善していく。 効率良く仕事をするというのは例えば、 外出する仕事がある時は、外出すると出来ない仕事を事務所にいる時間で優先的に行う。 先に進めておくと、ほかの仕事が楽になる仕事を先に進めておく。 上司の確認が取れないと先に進まない仕事はなるべく早めに上司の確認を取る このような工夫が大切です。 1日の始めに今日の仕事内容を確認して、 「今日の仕事をいかに効率良く終わらせるか?」 を考えて優先順位をつけましょう。 そうすれば、そのまま仕事を進めるよりずっとスムーズに仕事が終わるようになります。 同じ種類の仕事はなるべくまとめてやってしまう 同じ種類の仕事はなるべくまとめてやってしまう。 これが同じ仕事を短時間で終わらせるコツの1つです。 書類の作成業務なら、それだけをまとめて集中してやってしまう。 電話を掛けて納期などの確認をするなら、その電話の作業だけをまとめてやる。 このような工夫をすれば、時間がかなり節約できます。

残業を劇的に減らすために絶対必要な意識の持ち方!

仕事ができるようになりたいなら絶対知るべき!仕事ができる人の特徴①

スポンサーリンク

 - 生産性向上

pocket line hatebu image gallery audio video category tag chat quote googleplus facebook instagram twitter rss search envelope heart star user close search-plus home clock update edit share-square chevron-left chevron-right leaf exclamation-triangle calendar comment thumb-tack link navicon aside angle-double-up angle-double-down angle-up angle-down star-half status