シゴトノート

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残業を劇的に減らすための具体的な方法PART2

      2018/06/24

今回は残業を劇的に減らすための3つの方法の続き!

残業を減らすためには

  • 仕事に優先順位をつける
  • デスクの整理整頓をする
  • 任せられる仕事を任す

これらに加えて別の方法についてお話していきます。

現状を徹底的に分析する

残業時間を減らすためには、現状を分析することが非常に大事です。

現状を把握せずにただ残業を減らそうとしても、何から手を付ければいいかわかりません。

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なので、どの仕事にどれくらい時間が掛かっているか?の現状を把握しましょう。

現状を把握して、分析すれば、何が残業を生み出す大きな原因になるかが見えてきます。

  • 自分だけで出来ない仕事での待ち時間が多い。
  • 優先順位の高いものを後回しにしているから、追加の仕事が割り込んできた時に残業するはめになっている。
  • 上司への確認不足で、提出物の修正回数が多くて無駄に時間が掛かっている
  • 細かなミスが多くて、そのフォローに追われて1日が終わってしまっている。
  • 行える場所が限られている仕事を後回しにして、時間はあるのに場所が無い状態に陥ってしまうことが多い。
  • 部下に仕事を任せず自分でやろうとして仕事量が無駄に多くなる。

このように、現状の仕事の時間配分やうまくいっていないことを分析すると上記のような課題点などが出てくるはず。

課題点が見つかれば、後はそれを解決・改善するアイディアを出して実行に移すだけ。

ミスのフォロー時間が多ければ、チェックリストを作ってミスを防ぐ仕組みを作ってしまう。

行える場所が限られている仕事をいつも忘れて、時間があるのに仕事が出来ない状態になっているなら、段取りをもっとうまくしていく。

残業を減らすといっても、減らし方は人それぞれ方法があります。

課題も全然違います。

だからこそ、現状を把握してとことん分析することがすごく大事なんです!

段取り力をとことん高める!

残業を減らすには段取り力を高めることが必須です。

仕事が出来る人は段取り力が非常に高いことが特徴。

自分のルーティーンワークの仕事だけでなく、その日に頼まれる仕事も想定して定時に帰るように段取りを組みましょう。

仕事の段取りを組む時に大事なのは、どのように仕事を処理していくかの流れをイメージをしておくことです。

当日の朝、もしくは前日の夜に、イメージで仕事を終わらせる流れを1回シミュレーションしておく。

このシミュレーションをするかしないかで仕事を進み具合は本当に変わってきますよ!

シミュレーションをして、より効率よく進められるように仕事の順序や優先順位を修正する。

特にいつも時間があるのに、場所が限られる仕事のせいで残業している人。

また、他人と一緒に進めている仕事が思うように進まず、残業している人は絶対シミュレーションすべきです。

場所が限られている仕事は1日のどのタイミングで行うのかをしっかり決めておく。

他人と一緒に進める仕事はなるべく早めにコミュニケーションを取る。

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そして、自分1人だけで出来る仕事にしておくことが大事です!

例えば、上司に見せて、修正を指示されそうな仕事は早い段階で一度上司に見せて、細かく確認を取るなどしましょう。

定時直前に明日必要な資料の作成を頼まれることが多い職場の人は、上司に頼まれそうな仕事を予想しておく。

そして、頼まれる前に先に自分から

「これは必要でしょうか?」

と上司に確認を取り、普通だったら直前で頼まれる仕事も早めに手をつけられるようにする。

そうすれば、

「定時で上がれそうだったのに、仕事を突如頼まれて長時間残業するはめになった(泣)」

こうゆうことを結構防げると思います。

以前頼まれた仕事はどうゆうタイミングで頼まれたかを覚えておくのもおすすめ!

そうすれば、先取りして確認したり、準備出来るようになります!

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