今回は残業を減らす方法について!

「いつも残業せずに帰っている人には一体どんな秘密があるんだろう?」

と不思議に思ったことはありませんか?

残業せずに結果を残している人はそれなりに仕事の進め方を工夫しています。

その方法を学んで実践すれば今より残業を確実に減らすことが出来るはずです!

その工夫を5つご紹介します。

スポンサーリンク

仕事の優先順位をつける

仕事の優先順位をつけることは、当たり前のようですが、しっかりできていない人は多いです。

その日の仕事の優先順位をつける!

そして、優先順位の高い仕事から取り掛かる習慣をつけましょう!

前日の夜か、当日の朝にその日1日のタスク全てを把握して、優先順位をつけます。

優先順位が高い仕事を1日の早い段階で終わらせておけば、心にも時間にも余裕が生まれます。

もし突然、緊急の仕事を頼まれた場合も優先順位が低い仕事を次の日に回せばいいので、臨機応変に対応できます。

優先順位をつける上で大事なことは、

  • 自分だけで出来る仕事かどうか?
  • 締め切りが迫っていて緊急かどうか?
  • 場所が限られている仕事がどうか?

この3つをしっかり考えることです。

自分だけで出来る仕事でどの場所でも出来るなら、優先順位は低いです。

だっていつでもできますから。

逆に他の人が関わっている仕事や締め切りが迫っている仕事は優先順位が高いです。

特に他人が関わっている仕事の場合、うまくコミュニケーションを取らないと無駄な待ち時間が発生してしまう可能性があります。

他人と一緒に進めている仕事は、自分がその仕事を進めないと一緒に進めている人に迷惑がかかります。

無駄に待ち時間を出させたり、残業をさせる原因になってしまうことも、、、

他の人が関わっている仕事は早めに進めて、その人がその仕事を進めやすいようにしておく。

また、現場などの一定の場所でしか出来ない仕事は、あらかじめ1日のどのタイミングで行うかを明確にしておく。

そして、その決めたタイミングをまとめて行うことが大切です。

デスクの整理整頓を習慣にする

残業を減らしたいなら、デスクの整理整頓を習慣にしましょう!

私たちは思いのほか、物や書類を探す時間に時間を奪われています。

「仕事が出来る!」

と言われる人はデスクが整理整頓されている人が多いです。

なぜなら、デスクの整理整頓が上手な人は仕事の整理整頓も上手だからです。

仕事の優先順位をつけたり、やるべきことを整理するのがうまい。

だから仕事を終わらせるのも早いんです。

デスクが整理されていると残業が減るだけではありません。

小さなイライラやストレスも無くせるので本当におすすめです!

デスク整理に関しては
デスクを効果的に整理する3つの方法!

スポンサーリンク

自分以外でも出来る仕事は他の人に上手に任せる

残業が多い人の中には、他人に任すべき仕事も全部自分で抱え込んでしまっている方が多い。

アルバイトスタッフがいる会社などは、単純な入力作業など、任せられるものは積極的にアルバイトさんに任せましょう。

アルバイトさんは時間で働いているので、やるべきことがあった方が時間が経つのが早く感じてうれしいはずです。

社員としては仕事が減るのでお互いにメリットがあります。

上司に仕事を任すのは無理でしょうが(笑)、同僚や後輩、部下に任すことは工夫次第でいくらでもできるはず!

その場合、仕事を任せる場合の任せ方が非常に大事です。

  • その仕事の目的とゴール像を伝える
  • 必ずお礼を言う
  • 任せたら、責任は必ず自分で取る

このようなことは最低限意識しましょう。

ただ仕事を任せてばかりにならないように!

自分が余裕がある時は忙しい人を手伝ったり、お互いに助け合う関係を築いておくことも非常に大切です!

現状を徹底的に分析する

残業時間を減らすためには、現状を分析することが非常に大事です。

現状を把握せずにただ残業を減らそうとしても、何から手を付ければいいかわかりません。

なので、どの仕事にどれくらい時間が掛かっているか?の現状を把握しましょう。

現状を把握して、分析すれば、何が残業を生み出す大きな原因になるかが見えてきます。

  • 自分だけで出来ない仕事での待ち時間が多い。
  • 優先順位の高いものを後回しにしているから、追加の仕事が割り込んできた時に残業するはめになっている。
  • 上司への確認不足で、提出物の修正回数が多くて無駄に時間が掛かっている
  • 細かなミスが多くて、そのフォローに追われて1日が終わってしまっている。
  • 行える場所が限られている仕事を後回しにして、時間はあるのに場所が無い状態に陥ってしまうことが多い。
  • 部下に仕事を任せず自分でやろうとして仕事量が無駄に多くなる。

このように、現状の仕事の時間配分やうまくいっていないことを分析すると上記のような課題点などが出てくるはず。

課題点が見つかれば、後はそれを解決・改善するアイディアを出して実行に移すだけ。

ミスのフォロー時間が多ければ、チェックリストを作ってミスを防ぐ仕組みを作ってしまう。

行える場所が限られている仕事をいつも忘れて、時間があるのに仕事が出来ない状態になっているなら、段取りをもっとうまくしていく。

残業を減らすといっても、減らし方は人それぞれ方法があります。

課題も全然違います。

だからこそ、現状を把握してとことん分析することがすごく大事なんです!

段取り力をとことん高める!

残業を減らすには段取り力を高めることが必須です。

仕事が出来る人は段取り力が非常に高いことが特徴。

自分のルーティーンワークの仕事だけでなく、その日に頼まれる仕事も想定して定時に帰るように段取りを組みましょう。

仕事の段取りを組む時に大事なのは、どのように仕事を処理していくかの流れをイメージをしておくことです。

当日の朝、もしくは前日の夜に、イメージで仕事を終わらせる流れを1回シミュレーションしておく。

このシミュレーションをするかしないかで仕事を進み具合は本当に変わってきますよ!

シミュレーションをして、より効率よく進められるように仕事の順序や優先順位を修正する。

特にいつも時間があるのに、場所が限られる仕事のせいで残業している人。

また、他人と一緒に進めている仕事が思うように進まず、残業している人は絶対シミュレーションすべきです。

場所が限られている仕事は1日のどのタイミングで行うのかをしっかり決めておく。

他人と一緒に進める仕事はなるべく早めにコミュニケーションを取る。

そして、自分1人だけで出来る仕事にしておくことが大事です!

例えば、上司に見せて、修正を指示されそうな仕事は早い段階で一度上司に見せて、細かく確認を取るなどしましょう。

定時直前に明日必要な資料の作成を頼まれることが多い職場の人は、上司に頼まれそうな仕事を予想しておく。

そして、頼まれる前に先に自分から

「これは必要でしょうか?」

と上司に確認を取り、普通だったら直前で頼まれる仕事も早めに手をつけられるようにする。

そうすれば、

「定時で上がれそうだったのに、仕事を突如頼まれて長時間残業するはめになった(泣)」

こうゆうことを結構防げると思います。

以前頼まれた仕事はどうゆうタイミングで頼まれたかを覚えておくのもおすすめ!

そうすれば、先取りして確認したり、準備出来るようになります!

バックナンバー・関連記事はこちら↓

仕事を劇的に効率化!仕事の待ち時間を半減させる具体的な方法!

仕事を前倒しで進めることの4つの効果!

「超速で片付ける!」仕事を早く終わらせるための時間活用術とは?

できる人はみんなやってる!?仕事が3倍早く終わる段取り術!

スポンサーリンク
おすすめの記事