今回は仕事が早い人の特徴について！
「あの人はなんであんなに仕事が早いんだろう？」
と思うほど仕事が早く、結果を出す人があなたの職場にいませんか？
仕事が早い人にはそれなりの理由があります。
普段意識していることや習慣になっていること全てがその人の仕事の早さにつながっているのです。
- 「仕事をもっと早く終わらせたい！」
- 「より楽に結果を出せるようになりたい！」
あなたがそう思うなら、仕事が早い人から出来る限りのことを吸収していくのが近道です。
これからご紹介することを１つ１つ実施していけば、確実にあなたの仕事は早くなっていくはずです。
ゴールから逆算して計画を立てる習慣がある
仕事が早い人はゴールから逆算して計画を立てる習慣が身についています。
依頼された仕事は締め切りから逆算していつまでに終わらせればいいかを計算しているのです。
だから締め切りに必ず間に合わせます。
ゴールから逆算しているからこそ、
「何から始めれば効率的か？」
を把握し、適切な段取りが組めるのです。
何も考えず、仕事を依頼された順にやり始めるのはもうやめましょう。
まず
「どんな結果（アウトプット）を出す必要があるのか？」
をしっかりとイメージする。
資料作成など依頼された仕事は、依頼者としっかりコミュニケーションを取ってゴール像をすり合わせる。
そこからスタートする習慣をつけましょう。
ゴールから考えて仕事の計画を立てる人はそうでない人に比べて、圧倒的に仕事が速くなります。
- 何を最優先で進めるべきか？
- どれくらいの時間がかかりそうか？
- 重要でないことは何か？
- どういう段取りだと一番効率的か？
- 人に任せられることはないか？
ゴールから逆算する習慣がつけば、上記のようなことを考えながら仕事を進めるようになります。
「仕事が早い！」
と言われる人はこれが当たり前に出来ています。
ゴールに向かって最短距離を目指して計画を立てている。
だから結果を出すし、仕事も圧倒的に速いのです。
出来る限りその場で仕事を終わらせている
仕事が早い人は出来る限り仕事をその場で終わらせることを心がけています。
取引先のところに行って、わからないことや上司に確認する部分がある時に仕事を持ち帰っていませんか？
「一旦上司に確認して後日またご連絡します」
というような形で。
こういうスタイルで仕事をしていると仕事がなかなか進みません。
仕事が早い人はもしどうしても一度持ち帰る必要があったとしても、今その場で出来ることは全部行っています。
確認する必要が出てきたら、その場にいる時に上司に電話やチャットで連絡を取ってしまう。
そもそも上司に確認する必要が出てきそうな場合を想定して、あらかじめ上司に
「この件で先方から質問された場合はどう答えればよろしいでしょうか？」
と取引先に出向く前に確認をしておく。
このように、その場で出来る限り仕事を前進させるように工夫をしているのです。
「今その場で出来ることは出来る限りやる！」
仕事を早く終わらせるためには、このような心掛けが非常に大事です。
待ち時間を減らす工夫をしている
仕事が早い人は待ち時間を減らす工夫をしています。
並列的に仕事を処理しないといけない場合はよくありますよね？
仕事が早い人は待ち時間に敏感なので
「どっちを先に行うと待ち時間を減らせるか？」
と考える習慣を持っています。
あなたは仕事中にどれくらいの待ち時間が発生しているかを意識したことがありますか？
仕事中にはたくさんの小さな待ち時間が存在します。
- パソコンの起動時間
- Excelなどのアプリの起動時間
- 上司の確認待ちの時間
- 移動時の電車等の待ち時間
- 他の人の仕事の完成待ちの時間
- コピー機で大量の資料を印刷する時の待ち時間
- エレベーター待ちの時間
など本当にたくさんの種類の待ち時間が存在しています。
１つ１つは小さい待ち時間ではありますが、積み重なると大きな時間になります。
仕事が早い人はその待ち時間を活かしたり、極力減らすように心がけているのです。
まずは普段の仕事でどれくらい待ち時間があるのかに気付くことから始めましょう。
待ち時間がたくさんあることを把握したら、先ほどお話しした
「どっちを先に行うと待ち時間を減らせるか？」
を考えて、待ち時間を減らす選択をする習慣をつけましょう。
仕事が早い人は
「こちらの仕事は上司に確認してもらう必要があるから先に終わらせよう。その仕事を上司に見てもらっている間に自分だけで進められる仕事を処理してしまえば、上司の確認待ちの時間を有効活用できるな。」
と考えます。
このように、
「こっちを先にやった方が、待ち時間を減らせる。」
というのは仕事の中で本当にたくさん発生しています。
それに気づいて適切な順番で行うだけでも時間を生み出せることを仕事が早い人は良く知っているのです。
確認待ちの時間の短縮・活用方法についてはこちら
もっと労力を減らしつつ、高い成果が出る仕組みはないか？
仕事が早い人は
- 「もっと労力（手間）を減らして高い成果を出せる仕組みはないか？」
- 「どうしたらもっと短時間で結果を出せるか？」
ということを常に考えています。
そして、日々自分の仕事のやり方を見直して改善しています。
効率性を考えずに仕事を行っていると、効率の悪い方法でも慣れてしまいます。
自分の中でそれが当たり前の仕事の仕方になってしまう。
特に先輩から教えてもらった仕事のやり方をそのまま踏襲している場合は要注意です。
- 「これがベストのやり方だろうか？」
- 「もっと手間を減らせる方法は本当にないのか？」
- 「こうしたらもっと早く、楽に処理できるんじゃないか？」
- 「部下に任せられないか？」
- 「そもそもこの仕事を無くせないのか？」
と考える習慣が大事です。
仕事が早い人は向上心があって、常に上を見ているので、たとえ良い方法にたどり着いたとしても
「今のところでベストの方法だけど、もっと良い方法がきっとある！」
と考えて、さらに良い方法も探そうとしています。
仕事の仕方を改善しようとしたことがない人は、これからはこの意識を持ちながら仕事をしてみてください。
人から言われた方法をそのまま行っていてもあまり面白くないじゃないですか？（笑）
自分で試行錯誤しながら仕事を改善していくことが仕事の楽しさにもつながります。
仕事が早い人は仕事の仕方を改善して日々成長していく自分を楽しんでいます。
「もっと早く終わらせる方法はないか？」
を常に意識しましょう！
モノの置き場所を定期的に改善している
仕事が早い人は物の置き場所にも敏感です。
使う頻度が高いモノは取り出しやすい位置に定期的に変更しているのです。
1階の事務所で毎日使用する清掃用具をわざわざ2階の倉庫から持ってきて、清掃後また2階の倉庫に片付けるなんてことをしていませんか？
「1階の倉庫に置けば30秒で取りに行けるのに、2階の倉庫にあるために2分掛かっている。」
こんなことがどのお店でも職場でもあります。
これはあくまで一例ですが、日々の仕事をよく観察してみると、こういう無駄がたくさん発生しています。
人間はめんどくさいことにも慣れてしまいますので、最初の3回ぐらいは
「これって面倒だなぁ」
と感じていたとしても、慣れてくれば、そんなに面倒だと感じなくなります。
何の疑問も抱かずに毎日手間な作業をし続けてしまいがちです。
でも、これが毎日積み重なると膨大な時間を無駄にしていることに気付く必要があります。
仕事が早い人はこういう無駄な時間・無駄な動きにも敏感です。
「もっと効率の良いモノの配置はないか？」
と考えて使用する頻度に応じて定期的に見直しているのです。
あなたの職場も改めて見直してみて
「この置き場所は本当にこの場所がベストか？」
と問い続けて、置き場所を試行錯誤して変えてみてください。
デスクの整理においても、使用頻度の高いモノを取り出しやすい位置に置く。
この視点で是非整理してみてください。
一個一個は小さな改善ですが、それを積み重ねていけば確実に日々の効率は上がっていくはずです！
仕事が早い人はその重要性をよく理解しています。
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