今回は残業を減らす方法について！
「いつも残業せずに帰っている人には一体どんな秘密があるんだろう？」
と不思議に思ったことはありませんか？
残業せずに結果を残している人は仕事の進め方を工夫しています。
その方法を学んで実践すれば、今より残業を減らすことが出来るはずです！
残業しない人の特徴とその方法をご紹介します。
定時で帰ることを前提にする！
残業を減らすためにものすごく大事なことは、残業する前提で仕事をしないことです。
すなわち、
「定時で帰ることが当たり前」
という前提で仕事をする。
普段から残業せずに帰る人は当たり前のようにこのことを意識しています。
残業を減らすためにこの前提は非常に大事だと私は思います。
「残業が多い、、、」
と嘆いている人の中には残業を前提として仕事をしている人が結構います。
残業を前提としていると
- 「残業しないためにどう仕事を進めればいいか？」
- 「もっと効率的に仕事を終わらせる方法はないのか？」
と考えなくなってしまいます。
それでは残業を減らすことは出来ません。
まずは忙しくなった時に
「残業してやればいいか。」
と考えることをまずやめましょう。
「何が何でも定時で帰ってやる！」
残業体質を変えるためには、これぐらいの意識で仕事に取り組むのがちょうどいい。
「定時に絶対帰る！」
という目標があるからこそ、
「どうすれば定時までに今日の仕事を終わらせられるか？」
を本気で考えるようになります。
この本気さが残業無しで仕事を終わらせられる人とそうでない人を分けています。
もちろん時期や仕事内容によっては、本気で定時帰りを意識しても残業せざるを得ない時もきっとあるでしょう。
それはそれでしょうがない。
しかし、そんな時でも
- 「もっと効率よく仕事が出来たんじゃないか？」
- 「今日残業するはめになった原因はなんだろう？」
と改善案や残業の原因を追究していく姿勢がとても大事です！
あえて仕事後に予定を入れてしまう
「定時で帰る意識を強く持て！」
と言われてもなかなかうまくできない気持ちもわかります。
そういう方は、必然的に残業できないように仕組みを作ってしまえばいい。
そのための有効な方法の１つが仕事後に予定を入れることです。
しかも残業を少しでもしたら、その予定に間に合わなくなるぐらいの時間に予定を入れます。
- 友達と会う
- 美容院の予約
- マッサージの予約
- デート
などなど、外せない予定であれば何でもいい。
とにかく
「ダラダラと仕事をして、ついつい残業、、、」
というのが絶対できない状態を強制的に作ってしまうことが大切。
もし残業してしまったら、友達に迷惑をかけたり、お店に迷惑をかけることになるからです（笑）
毎日は厳しくても、少なくとも週に３回ぐらい予定を入れる。
そうすると、定時に仕事を終わらせようとするマインドが徐々に浸透していきます。
それが残業時間を減らすことにつながってきます。
仕事の優先順位をつける
定時で帰る習慣がある人は仕事の優先順位を明確にしています。
- 「どれを優先すべきか？」
- 「この仕事を行うと他の仕事もスムーズになるな。」
と考えて仕事をしているのです。
仕事の優先順位をつけることは当たり前のようで、しっかりできていない人が多いです。
残業が多い人は仕事を依頼されたら、依頼された順に仕事をしてしまっている人が多い。
それではなかなか残業を減らすことは出来ません。
その日の仕事の優先順位をつける！
そして、優先順位の高い仕事から取り掛かる習慣をつけましょう！
前日の夜か、当日の朝にその日１日のタスク全てを把握して、優先順位をつけます。
優先順位が高い仕事を１日の早い段階で終わらせておけば、心にも時間にも余裕が生まれます。
もし突然、緊急の仕事を頼まれた場合も優先順位が低い仕事を次の日に回せばいいので、臨機応変に対応できます。
優先順位をつける上で大事なことは、
- 自分だけで出来る仕事かどうか？
- 締め切りが迫っていて緊急かどうか？
- 場所が限られている仕事がどうか？
この3つをしっかり考えることです。
自分だけで出来る仕事でどの場所でも出来るなら、優先順位は低いです。
なぜなら、いつでもできるからです。
逆に他の人が関わっている仕事や締め切りが迫っている仕事は優先順位が高いです。
特に他人が関わっている仕事の場合、うまくコミュニケーションを取らないと無駄な待ち時間が発生してしまう可能性があります。
しかも、自分がその仕事を進めないと一緒に進めている人に迷惑がかかります。
無駄に待ち時間を発生させたり、残業をさせたりする原因になってしまうことも、、、
他の人が関わっている仕事は早めに進めて、その人がその仕事を進めやすいようにしておく。
また、現場など一定の場所でしか出来ない仕事は、あらかじめ１日のどのタイミングで行うかを明確にしておく。
そして、その決めたタイミングでまとめて行うことが大切です。
段取り力を高める！
残業を減らすには段取り力を高めることが必須です。
残業せずに結果を残す人は段取り力が非常に高いことが特徴。
段取りは仕事の優先順位をつけることと非常に密接に関係しています。
自分のルーティーンワークだけでなく、その日に頼まれる仕事も想定して定時に帰れるように段取りを組みましょう。
仕事の段取りを組む時に大事なのは、どのように仕事を処理するかの流れをイメージをしておくことです。
当日の朝、もしくは前日の夜に、イメージで仕事を終わらせる流れを1回シミュレーションしておく。
このシミュレーションをするかしないかで仕事を進み具合は本当に変わってきますよ！
シミュレーションをして、より効率よく進められるように仕事の順序や優先順位を修正する。
特に
- いつも時間があるのに、場所が限られる仕事のせいで残業している人。
- 他人と一緒に進めている仕事が思うように進まず、残業している人
に関しては絶対シミュレーションすべきです。
場所が限られている仕事は１日のどのタイミングで行うのかをしっかり決めておく。
他人と一緒に進める仕事はなるべく早めにコミュニケーションを取る。
そして、自分１人だけで出来る仕事にしておくことが大事です！
例えば、上司に修正を指示されそうな仕事は早い段階で一度上司に見せて、細かく確認を取る。
必要な資料の作成をいつも定時直前に頼まれることが多い人は、上司に頼まれそうな仕事を予想しておく。
そして、頼まれる前に先に自分から
「これは必要でしょうか？」
と上司に確認を取り、普通だったら直前で頼まれる仕事も早めに手をつけられるようにする。
そうすれば、
「定時で上がれそうだったのに、仕事を突如頼まれて長時間残業するはめになった（泣）」
こういうことを結構防げると思います。
以前、頼まれた仕事はどういうタイミングで頼まれたかを覚えておくのもポイントです。
そうすれば、上司に振り回されずに仕事を進められるようになります。
自分以外でも出来る仕事は他の人に上手に任せる
残業が少ない人は仕事を任せるのが上手です。
自分が行うべき仕事以外は
- 「この仕事は誰かに任せられないかな？」
- 「人に任せるにはこの仕事をもっとシンプルにする必要があるな。」
と工夫をして、どんどん人に任せているのです。
一方で、残業が多い人の中には、他人に任すべき仕事も全部自分で抱え込んでしまっている方が多い。
本来部下に行ってもらうべき仕事なのに、
- 「部下にはこの仕事は任せられない。」
- 「アルバイトスタッフにはこの仕事は無理だ。」
と決めつけて、自分で何でもやろうとしてしまう。
残業を減らすにはこの意識を変えるのが大事です。
アルバイトスタッフを雇ってるならば、単純な入力作業など任せられるものは積極的にアルバイトさんに任せましょう。
アルバイトさんは時間で働いているので、やるべきことがあった方が時間が経つのが早く感じてうれしいはずです。
社員としては自分の仕事が減るのでお互いにメリットがあります。
また、
「この仕事を部下に任せるにはどんな工夫をすればいいか？」
と考えて、部下に任せられるように仕事を簡易化する努力も非常に大事！
このような工夫をし続けていけば、自分の仕事を部下やアルバイトさんに任せられるようになってきます。
仕事を気持ちよく引き受けてもらうように任せる
残業をほとんどしない人は仕事の任せ方も上手です。
仕事の任せ方は非常に重要！
なぜなら任せ方次第で、好意的に受け取られる場合もあれば、
「仕事を押し付けられた。」
と思われる場合もあるからです。
仕事を任せる時は
- その仕事の目的とゴール像を伝える
- 必ずお礼を言う
- 任せたら、責任は必ず自分で取る
このようなことは最低限意識しましょう。
もちろん、自分が余裕がある時は忙しい人を手伝い、お互いに助け合う関係を築いておくことも非常に大切です！
現状を徹底的に分析する
残業時間を減らすためには、現状を分析することが非常に大事です。
残業せずに結果を出している人は自己分析をしっかりしている人が多いのです。
現状を把握せずにただ残業を減らそうとしても、何から手を付ければいいかわかりません。
なので、
「どの仕事にどれくらい時間が掛かっているか？」
という現状を把握しましょう。
現状を把握して、分析すれば、何が残業を生み出す大きな原因になるかが見えてきます。
- 自分だけで出来ない仕事での待ち時間が多い。
- 優先順位の高いものを後回しにしているから、追加の仕事が割り込んできた時に残業するはめになっている。
- 上司への確認不足で、提出物の修正回数が多くて無駄に時間が掛かっている。
- 細かなミスが多くて、そのフォローに追われて１日が終わってしまっている。
- 行える場所が限られている仕事を後回しにして、時間はあるのに場所が無い状態に陥ってしまうことが多い。
- 部下に仕事を任せず、何でも自分でやろうとして仕事量が無駄に多くなる。
このように、現状の仕事の時間配分やうまくいっていないことを分析すると上記のような課題点が出てくるはず。
課題点が見つかれば、後はそれを解決するアイディアを出して実行に移すだけ。
ミスのフォロー時間が多ければ、チェックリストを作ってミスを防ぐ仕組みを作る。
行える場所が限られている仕事をいつも忘れて、時間があるのに仕事が出来ない状態になっているなら、段取りをもっと工夫する。
残業を減らすといっても、減らし方は人それぞれ。
課題も全然違います。
だからこそ、現状を把握してとことん分析することがすごく大事なんです！
常に「仕事をもっと早く終わらせるには？」と考える
現状を分析して課題を改善していく。
これだけでも残業はかなり減らせると思います。
しかし、そもそもの仕事レベルを高めていく努力も非常に大切です。
- 「もっと効率よく出来る方法はないか？」
- 「より余裕を持って仕事を終わらせる方法はないか？」
- 「同じレベルのことをより速く処理できるようになるにはどうすればいいか？」
このような質問を常に自分にしてアイディアを出す。
そして実践する。
常に今より１つ上のレベルで仕事を早く終わらせられるように改善を続けていきましょう！
改善に終わりはありません。
改善しようと試行錯誤を繰り返していく積み重ねが数年後に同僚やライバルに圧倒的な差をつけることにつながります！
自分の仕事レベルが上がれば、自然と残業せずに定時で帰れるようになっていくはずです。
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