今回は仕事が早く終わる段取り術について!

「仕事が全然終わらない」

「いつも締め切りを過ぎてしまって上司に怒られる、、、」

こんな風に悩んでいませんか?

仕事が進まないという人は段取りに問題がある可能性が高いです。

仕事を効率良く終わらせるためには段取りを工夫する必要があります。

段取りがうまくなればなるほど、同じ仕事が圧倒的に早く終わるようになります。

段取り術について7つご紹介します!

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「もっと効率よく仕事を処理できないか?」を常に考える

仕事をしながら

「もっと効率を良くする方法はないか?」

と常にアイディアを出そうとしましょう。

仕事が早いと言われる人は、常に今より一歩上を目指してアイディアを出そうとしています。

効率をより上げられそうな方法が思い付いたら、すぐ試す。

そして、日々試行錯誤と改善を積み重ねていきます。

その積み重ねが1年、2年と経てばめちゃくちゃ大きな差となります。

仕事が早い人も最初から早かった人はそうはいません。

そのような日々の努力の積み重ねで仕事が早くなっていったはずです。

ですので、まず仕事を効率良く終わらせるために、日々の仕事に向かう姿勢を変えていきましょう。

  • 時間に無駄がないか?
  • 余計な待ち時間がないか?
  • 何もしていない時間はないか?

このようなことを考えて、見つかったらそれを課題として改善していく。

効率良く仕事をするというのは例えば、

  • 外出する仕事がある時は、外出すると出来ない仕事を事務所にいる時間で優先的に行う。
  • 先に進めておくと、ほかの仕事が楽になる仕事を先に進めておく。
  • 上司の確認が取れないと先に進まない仕事はなるべく早めに上司の確認を取る

このような工夫が大切です。

1日の始めに今日の仕事内容を確認して、

「今日の仕事をいかに効率良く終わらせるか?」

を考えて優先順位をつけましょう。

そうすれば、そのまま仕事を進めるよりずっとスムーズに仕事が終わるようになります。

同じ種類の仕事はなるべくまとめてやってしまう

同じ種類の仕事はなるべくまとめてやってしまう。

これが同じ仕事を短時間で終わらせるコツの1つです。

書類の作成業務なら、それだけをまとめて集中してやってしまう。

電話を掛けて納期などの確認をするなら、その電話の作業だけをまとめてやる。

このような工夫をすれば、時間がかなり節約できます。

やっていることは同じでも、書類の作成をしながら、電話を掛けて納期の確認をして、また書類作成に戻って、、、

このようなことをしていると、

「あれ?どこまで作成したっけ?」

と忘れて、頭を切り替える時間が無駄に必要になります。

また、折り返しの電話が掛かってきて、また書類作成がストップするなど作業が中断されがちです。

1つ1つは小さなタイムロスに思えるかもしれません。

しかし、色んな仕事を同時並行で行っているとこのようなタイムロスが積み重なって本当に大きな差となってきます。

もともと人間の脳は複数のことを同時に考えるのが苦手です。

ですので、1つの種類の仕事に絞り、集中して終わらせて次の種類の仕事に移る。

このようなやり方をした方が圧倒的に楽で、頭もスッキリしてきます。

あまり意識したことがない人はぜひ試してみてください。

きっとびっくりするぐらい同じ仕事が早く終わります!

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仕事にかかってる時間を徹底的に分析する

それぞれの仕事の処理時間を把握していますか?

ただ仕事を早くやろうとしても、なかなか思うような効果は上がりません。

それよりもまずそれぞれの仕事にかかっている時間を計ってみましょう。

現状を分析することが段取りをうまくするためにとても大事!

仕事の中で特に時間がかかっているものがわかれば、それが自分の課題です。

仕事の処理1つ1つを徹底的に観察して、時間が多くかかっている原因を見つけ出しましょう。

時間がかかっている作業の改善を図る

時間が多く掛かっている具体的な原因がわかったら、大きな一歩です。

あとはそこを改善すればいいだけです!

具体的な原因の見つけ方は以下を参考にしてみてください。

●具体的な原因の見つけ方

  • 物を探すことに時間が取られていないか?
  • いつも同じミスを繰り返していないか?
  • 無駄な待ち時間がないか?
  • 自分一人で出来る仕事に落とし込めているか?
  • 処理の順番は的確でスムーズか?
  • ミスのフォローに時間が取られていないか?
  • 上司との打ち合わせ、ゴール像の共有はしっかりできているか?

●具体的な改善の仕方

  • 繰り返しがちなミスはチェックリストにまとめて必ずチェックしてから行う
  • 提出物は上司に早めに相談をする
  • 資料の作成等は依頼者との間で具体的なゴール像を明確にするまで打ち合わせる
  • 処理の順番を入れ替えて毎回時間を計る
  • 複数人と進めている仕事は、なるべく早めに自分一人で進められる仕事にできるようにし、無駄な待ち時間を減らす
  • デスクを整理し、物を探す時間を極力減らす

上記のような形で1つずつ時間がかかる仕事を改善していきましょう。

この改善の仕方に慣れていけば、1日の中の仕事の進め方も同じ形で改善できるようになります!

余裕を持った段取りを組む

トラブルや想定外の出来事にも対応出来るように余裕をもって段取りを立てましょう。

キツキツに段取りを組むと、いざ想定外の事態が起きた時に対応できません。

少しでもうまく進まない時が出てくると焦って事態を悪化させる原因にもなります。

余裕を持って段取りを組むことが心の余裕につながります。

心の余裕があると1つ1つの仕事に対する集中力も上がります。

その結果として仕事が早く終わるようになります。

余裕を持つために、その日行うべき仕事の優先順位を立てておきましょう。

優先順位をしっかり立てて、出来る範囲で優先順位の高いものから取り掛かっていく。

そうしていると、もしトラブルが起きても、優先順位が低いものを飛ばして重要なものだけ終わらせればいいので楽になります。

段取りよく進めるための原則を意識する

仕事が出来る人は仕事を進める時の原則を持っています。

先ほども軽く触れましたが、原則を決めずに依頼された順に仕事を進めようとするのはやめましょう。

なぜなら、大きなタイムロスが生まれる可能性が高いからです。

仕事を進める原則としては

  1. 締め切りが近いものから終わらせる
  2. その仕事に関連する人が多いものから終わらせて、関連する人がやりやすいようにする
  3. 上司などの許可が必要な仕事は早めに許可を取って、自分だけで進められるようにする

このような原則に従って、仕事の優先順位を決めて進めていくといいでしょう。

特に2のその仕事に関連する人が多い場合、自分がその仕事を完了させないと、仕事が出来ない人もいるはずです。

その人のためにも、なるべく多くの人が関連する仕事は早めに終わらせて、みんなが仕事をしやすいように配慮する。

これは

「一緒に働きたい!」

と思われる人の特徴でもあると思います。

そのためには、自分のことだけでなく、職場の人達のことを考えて視野を広げて仕事をすることが大事です。

疲れていても出来る仕事とそうでない仕事を区別する

疲れていても出来る単純作業と集中力が必要な仕事を区別していますか?

疲れている時はミスをしやすいですよね?

疲れている時に集中力が必要な仕事をしても、全然進みません。

しかも、ミスも多くなって結局時間が多く掛かってしまいます。

集中しやすい元気な午前中には集中力が必要な仕事をする。(ミスをしたら絶対にまずい仕事や頭を使う仕事など)

逆に、午後で疲れてきた時には、あまり集中しなくても出来る単純作業の仕事をするようにしてみましょう。

仕事の性質上そう簡単には分けられないかもしれません。

もしかしたら午後の方が集中できるタイプという人もいるかもしれません。

ですので、自分自身で集中できる時間帯はどこなのかを把握しましょう。

それに合わせて仕事の順序を入れ替えて、段取りを組みます。

「この仕事はどの時間帯にやればいいか?」

と考えて、段取りを組むことが非常に大事です。

こうやって仕事の性質によって時間帯を変えて仕事をするようにすると、ミスが驚くほど減って仕事が早く終わります!

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