今回は仕事の効率を高める方法について！
- 「今より仕事の効率を高めたい！」
- 「もっと効率よく仕事をして早く終わらせたい！」
こういう想いを持っている人は多いはず！
では、効率よく仕事をこなしている人は何を意識し、どんな工夫や努力を重ねているのでしょうか？
その方法を知り、日々の仕事で取り入れていけば、今より確実に仕事効率を高められるはずです。
「ほんの少しでもいいから、仕事の効率を高めたい！」
という方に是非試して欲しい仕事効率を高める方法をご紹介します。
繰り返し発生する作業を出来る限り無くす
仕事をしていれば、繰り返し発生する作業が必ずあります。
それを1つずつ無くす工夫をしていけば、確実に仕事効率が高まります。
メールでは
「お世話になっております。～です。」
という毎度同じ決まった文章を入れることが多いと思います。
資料でも同じ構成のものが結構多いはずです。
電話対応で色々なお客様に同じことを説明していることもあるはずです。
毎月のルーティンワークをしていれば
- 「毎回これ作成しているよな？」
- 「何回同じ作業をしているんだろう？めんどくさい、、、」
と感じる時がきっとあります。
そう感じたのなら、改善のチャンスです。
- 「この繰り返し作業を無くすことはできないか？」
- 「この資料の構成をテンプレート化できないか？」
- 「この作業は自動化できないか？」
- 「この問い合わせを無くす仕組みを作れないか？」
と考えてアイディアを出しましょう！
繰り返し作業を無くす工夫としては下記のようなアイディアが考えられます。
- メール文は種類ごとにテンプレートを作っておいて、変更すべき箇所だけ空欄にしておく
- よく使う文章はPCやスマホの辞書に追加して、一瞬で引き出せるようにする
- 同じ構成の資料なら、構成だけを作成したテンプレートを保存しておく
- Excelでいつも手入力していた数値を別のシートから数式で引っ張ってきて、自動的に入力されるようにする
- 電話問い合わせが多いなら、ホームページの「よくある質問」にその内容を追加する
このような工夫をすれば毎回同じ作業に時間を取られなくて済みます。
そして、今までその繰り返し作業に掛けていた時間を有効活用できるようになります。
「毎回同じことをやっている、、、」
と感じたら
「繰り返しの作業を無くせないか？」
とアイディアを出す習慣をつけましょう。
その積み重ねが仕事効率を劇的に高めてくれるはずです！
仕事に取り掛かる前に「これが最速の方法か？」と自問する
仕事の効率が良い人は常に効率を高める方法を模索しています。
仕事に取り掛かる前に
- 「本当にこれが最速の方法か？」
- 「もっと効率の良い方法はないか？」
と一度立ち止まって考えて、より効率の良い方法を模索します。
しかし、仕事の効率が悪い人は自分の仕事の仕方に疑問を持たないことが多いのです。
他の人から業務を引き継いだ時などは、何も考えずに前任者と同じやり方で仕事をしてしまいます。
前任者が効率の悪い仕事の仕方をしていてもそれに気づかない。
例えば、私の部下はお客様への会費の請求金額（1,000人以上）のチェックを一人一人確認していました。
ExcelのVlookupという数式を使えば15分で終わるのに、「めんどくさい」と思いながらもいちいち手作業で2時間以上も掛けて仕事をしていたのです。
部下はその仕事に必要なエクセルの数式を知らなかったという原因もあるのですが
「こんなめんどくさいやり方じゃなくて、もっと早く終わる方法はないのか？」
と疑って、上司である自分に聞くなどの方法も取れたはずです。
こういった非効率な仕事の仕方を防ぐためには、仕事を始める前に一度立ち止まって、
「このやり方がベストか？」
と自問しましょう。
もちろん、効率の良い方法を毎回思いつくわけではありませんが、アンテナを張って効率の良い方法に気付こうとすることが非常に大切です。
これを習慣にしていれば、仕事効率を高めるアイディアにも気付きやすくなります。
上司からの依頼事項はプロトタイプで完成像をすり合わせる
仕事を非効率にしている大きな原因の1つがやり直しの手間です。
上司から資料作成の依頼を受けて、2時間掛けて作成した資料を出したら
「これじゃ目的を果たせないよ。やり直し。」
と言われてしまう。
このやり直しの手間が一番時間の無駄で、効率を悪くしています。
仕事の効率が良い人はやり直しの手間を出来る限り減らす工夫をしています。
上司から資料作成の依頼を受けたら、まず
- どんな目的の資料なのか？
- いつまでに出せばいいか？
- どういう構成（フォーマット）にするか？
- どんな内容が必要か？
- 誰に対する資料なのか？
- どれくらいの費用を掛けていいのか？
を確認します。
そして、その上で簡単なプロトタイプ（試作品）を作成して上司に見せます。
プロトタイプというのは完成像のイメージが湧き易くなる模型の試作品みたいなイメージです。
例えば、
- 資料作成の場合であれば、完成像の構成に見出しだけ加えた資料を見せる。
- チラシであれば、手書きでラフを作成して見せる
という感じです。
要はプロトタイプは仕事の依頼者と完成像のイメージをすり合わせるためのものです。
仕事の効率を高めるには、資料の作成などを依頼されたら詳細を作り込む前にプロトタイプを見せる。
そして、依頼者とあなたとの間で完成像のイメージが出来る限り近くなるようにすり合わせるのです。
そうすることで
「出来ました！」
と言って提出した資料が
「全然イメージと違うよ。最初からやり直し！」
というやり直しの無駄を最小限にすることが出来ます。
仮にやり直しを指示されてもそれは内容の一部修正程度で済みます。
上司と自分の完成像のイメージはずれていて当然という前提で、上司の完成イメージや資料作成の意図を詳しく確認する。
この確認をするかしないかでやり直しに掛かる時間が劇的に変わります。
やり直しに掛ける時間が減れば、その分仕事は効率的に進むようになります。
「いかにやり直しを防ぐか？」
これを徹底的に考えて実践していきましょう！
ショートカットキーを使いこなす！
WindowsやExcelのショートカットキーを覚えるとPC作業の効率が劇的に上がります。
仕事が速くて効率が良い人はショートカットキーを使いこなしている人がすごく多いのです。
マウスを使う操作に比べて、ショートカットキーでの操作で短縮できるのは数秒程度。
でも仕事効率が良い人はその数秒を大事にします。
なぜなら、1回1回の数秒の違いが積み重なると驚くほどの時間になることをよく理解しているからです。
私も社会人になり、数年経ってから本気でショートカットキーを覚えて使うようになったのですが、あまりの便利さと速さに驚きました（笑）。
PC作業のスピードを上げたいなら、ショートカットキーは絶対使いこなせるようになったほうがいいです。
一度使いこなせるようになると、マウスには戻れなくなります。
Excelで便利なショートカットキーをいくつか挙げると
- ＜Ctrl+1＞でセルの書式設定を開く
- ＜Ctrl+D>で１つ上のセルをコピーする
- <Ctrl+S>で上書き保存（ワードやパワポも共通）
- ＜Ctrl+Z>で直前の操作を元に戻す（ワード、パワポなども共通）
- ＜Ctrl+PageDwn>で次のシートを表示（＋FNが必要な機種も）
- ＜Ctrl+PageUp>で前のシートを表示（＋FNが必要な機種も）
などなど他にもめちゃくちゃあります。
マウスで操作する作業は基本的にショートカットキーで出来ます。
まずはあなたが普段よく使うPC操作のショートカットキーを調べて覚えましょう。
そして、それを慣れるまで徹底的に使いまくるのです。
１つずつ使いこなせるショートカットキーが増えてくれば、PC作業のスピードは以前とは比べ物にならないほど速くなっているはずです。
段取りの勉強と実践を繰り返す
段取りの勉強と実践を繰り返すことも仕事の効率を短期間で劇的に高めるために非常に有効です。
「段取り八分」
とよく言われるように、仕事において段取り＝仕事の事前準備が非常に大事です。
仕事の効率が良い人はこの段取りを強く重視しており、段取りの立て方が上手です。
- 「段取りが下手だ」
- 「仕事がほかの人より遅い、、、」
このように悩んでいるのであれば下記のように段取りの勉強をしましょう！
- 段取りや効果的な仕事の進め方の本を買って読む
- 仕事が早い人の段取り・仕事の進め方を徹底的に観察して真似してみる。
- 仕事を始める前にその日1日の仕事の流れをイメージして、無駄がないかを見つけ出そうとする
勉強をしたら次は実践していきます。
普段から仕事前に段取りを組むようにするのです。
そして、1日の仕事の終わりに
「今日の段取りでもっと改善できる点はないか？」
と振り返って改善案を出して次の日に実践する。
これを繰り返していきましょう！
日に日に段取りが上手になって仕事効率が上がっていくのを実感できるはずです。
