シゴトノート

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手っ取り早く仕事の効率を上げる方法3つ!!

      2018/11/27

今回は手っ取り早く仕事の効率を上げる方法について!

仕事の効率を上げるには、経験もすごく大事です。

しかし、それだけでは、時間が掛かりすぎます。

「ほんの少しでもいいから、すぐに仕事の効率を上げたい」

という方も多いはず。

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そういう方に是非試して欲しい工夫を3つご紹介します。

ショートカットキーを覚える

ExcelやWordのショートカットキーを覚えると仕事の効率が上がります。

仕事が速い人はショートカットキーを使いこなしている人がすごく多い!

マウスを使う操作に比べて、ショートカットキーでの操作で短縮できるのは数秒程度。

しかし、それが積み重なると驚くほどの時間になります!

仕事が速い人はその数秒を大事にします。

私も社会人になり、数年経ってから本気でショートカットキーを覚えて使うようになったのですが、あまりの便利さと速さに驚きました(笑)

パソコンを使う作業が多い方は絶対使いこなせるようになったほうがいい!

一度使いこなせるようになると、マウスには戻れなくなります(笑)

Excelで便利なショートカットキーをいくつか挙げると

  • <Ctrl+1>でセルの書式設定を開く
  • <Ctrl+D>で1つ上のセルをコピーする
  • <Ctrl+S>で上書き保存(ワードやパワポも共通)
  • <Ctrl+Z>で直前の操作を元に戻す(ワード、パワポなども共通)
  • <Ctrl+PageDwn>で次のシートを表示(+FNが必要な機種も)
  • <Ctrl+PageUp>で前のシートを表示(+FNが必要な機種も)

などなど他にもめちゃくちゃあります。

マウスで操作する作業は基本的にショートカットキーで出来ます!

以下の記事が参考になるはずです。
【Excel】テキスト・フォント関係の便利なショートカットキー・便利技まとめ

Excel 罫線を付ける・罫線を消す!のショートカットキーまとめ

Excelの置換とコピーの便利技!知っておくと断然仕事が速くなる!

こういったショートカットキーは短期間で一気に覚えて、その期間で使いまくった方が早く覚えられます。

もちろん仕事で頻度高く使うものに絞って覚えればいいので、是非身につけてください。

段取りの勉強と実践を繰り返す

段取りの勉強と実践を繰り返すことも仕事の効率を短期間で上げるために非常に有効です。

「段取り八分」とよく言われるように、仕事において段取り=仕事の事前準備が非常に大事です。

仕事が速い人はこの段取りを強く重視していますし、段取りの立て方がうまいです。

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「段取りが下手だ」

「仕事がほかの人より遅い、、、」

このような方は段取りの勉強をしましょう!!

そして、失敗してもいいので段取りの改善案を試しまくりましょう!

  • 段取りや効果的な仕事の進め方の本を買って読む
  • 仕事が早い人の段取り・仕事の進め方を徹底的に観察して真似してみる。
  • 仕事を始める前にその日1日の仕事の流れをイメージして、無駄がないかを見つけ出そうとする

このようなことを実践してみてください。

毎日意識して実行するだけで驚くほど仕事が早く終わるようになりますよ!

具体的な方法についてはこちらを参考に↓

できる人はみんなやってる!?仕事が3倍早く終わる段取り術! | シゴトノート
今回は仕事が早く終わる段取り術について! 「仕事が全然終わらない」 「いつも締め切りを過ぎてしまって上司に怒られる、、、」 こんな風に悩んでいませんか? 仕事が進まないという人は段取りに問題がある可能性が高いです。 仕事を効率良く終わらせるためには段取りを工夫する必要があります。 段取りがうまくなればなるほど、同じ仕事が圧倒的に早く終わるようになります。 段取り術について4つご紹介します! 「もっと効率よく仕事を処理できないか?」を常に考える 仕事をしながら 「もっと効率を良くする方法はないか?」 と常にアイディアを出そうとしましょう。 仕事が早いと言われる人は、常に今より一歩上を目指してアイディアを出そうとしています。 効率をより良く出来そうな方法が思い付いたら、すぐ試す。 そして、日々試行錯誤と改善を積み重ねていきます。 その積み重ねが1年、2年と経てばめちゃくちゃ大きな差となります。 仕事が早い人も最初から早かった人はそうはいません。 そのような日々の努力の積み重ねで仕事が早くなっていったはずです。 ですので、まず仕事を効率良く終わらせるために、日々の仕事に向かう姿勢を変えていきましょう。 時間に無駄がないか? 余計な待ち時間がないか? 何もしていない時間はないか? このようなことを考えて、見つかったらそれを課題として改善していく。 効率良く仕事をするというのは例えば、 外出する仕事がある時は、外出すると出来ない仕事を事務所にいる時間で優先的に行う。 先に進めておくと、ほかの仕事が楽になる仕事を先に進めておく。 上司の確認が取れないと先に進まない仕事はなるべく早めに上司の確認を取る このような工夫が大切です。 1日の始めに今日の仕事内容を確認して、 「今日の仕事をいかに効率良く終わらせるか?」 を考えて優先順位をつけましょう。 そうすれば、そのまま仕事を進めるよりずっとスムーズに仕事が終わるようになります。 同じ種類の仕事はなるべくまとめてやってしまう 同じ種類の仕事はなるべくまとめてやってしまう。 これが同じ仕事を短時間で終わらせるコツの1つです。 書類の作成業務なら、それだけをまとめて集中してやってしまう。 電話を掛けて納期などの確認をするなら、その電話の作業だけをまとめてやる。 このような工夫をすれば、時間がかなり節約できます。

デスクの整理をする

デスクの整理をすることも手っ取り早く仕事が速くなる効果的な方法です。

仕事が遅いといわれる人はデスクがごちゃごちゃしている人が多い。

書類などを探す時間に仕事を進める時間がたくさん奪われている、、、

仕事が早いといわれる人は、デスクをきちんと整理しています。

なぜなら、物を探すことにかける時間や無駄なストレスを極力排除することを大切にしているからです。

デスクを整理すると目の前の仕事に集中しやすくなります。

またデスクを整理することも仕事を整理することも本質は似ています。

デスク整理が上手くなると、仕事の整理の仕方も上手になります。

一見遠回りのように見えますが、デスクの整理が確実に仕事の効率を上げてくれます。

週に1度はデスクを整理する時間を設けるようにしましょう!

デスクの整理についてはこちら↓

デスクを整理する4つのメリット! | シゴトノート
今回はデスクを整理する4つのメリットについて。 仕事が出来る人の特徴の1つとしてデスクが整理整頓されていることが挙げられます。 しかし、 「整理したほうがいいのはわかっているけど、つい後回しになっちゃう、、、」 という人も多いですよね(笑) デスクを整理することはメリットが本当にたくさんあります。 それをしっかり理解すれば、きっとすぐにデスクの整理がしたくなるはずです。 物を探す時間を節約できる 物を探す時間は意外に仕事の時間を奪っています。 物といっても、特に多いのが資料・書類です。 目の前の仕事で使う書類がなかなか見つからなくてイライラしたことはありませんか? 1回の探す時間は1分もかからないかもしれません。 でも1年間の積み重ねではどれくらいの時間が奪われているか? というのを考えてみると膨大な時間が費やされていることがわかります。 デスクを整理整頓し、何がどこにあるかがわかっていれば、物を探す時間をかなり短縮できます。 「今使いたいのに見つからない」 という小さなストレスも劇的に減ります。 物を探す時間がなくなり、その分仕事の時間に充てられるので、仕事も速く終わるようになります。 目の前の仕事に集中しやすくなる デスクの上にはなるべく物がないほうが集中しやすいんです。 なぜなら余計なものがあると、目から脳にそれだけ余計な情報が入ってしまうから。 余計な情報がたくさん目に入ると、気が散りやすいんです。 しかし、デスクを整理しておけば問題は解決です。 目の前の仕事に必要なものだけデスクに出る状態にしておく。 そうすれば、目の前の仕事だけに集中できます。 仕事自体の整理力が高まる デスクを整理する習慣がつくと、それがタスクを整理する習慣につながります。 また、思考を整理したり、段取りをうまくつける習慣にもつながっていきます。 仕事はいかに頭を整理するか、が本当に大事です! 頭の中がごちゃごちゃの人はミスをしやすいです。 「たかがデスクの整理でしょ?」 と思う方もいらっしゃると思います。 しかし、デスクを整理することは、それだけにとどまりません。 常にデスクが整理整頓されているということは、それだけ整理に慣れているということ。 整理の方法に慣れていれば、それが思考であっても、大規模なプロジェクトのタスクであっても応用できます。

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