今回は段取り上手になる方法について！
- 「仕事がどんどん溜まって、何から手をつければいいかわからない、、、」
- 「締め切りに遅れて一緒に働いている人にいつも迷惑をかけてしまう、、、」
このように悩んでいる方は段取り下手な可能性が高いです。
仕事が出来る人はみんな段取りが上手です。
段取りが上手だからこそ、納期はきっちり守るし、仕事も速いのです。
この段取り力は誰でも高められます。
段取り力を高める方法をご紹介します。
自分の締め切りを設定する
依頼された仕事は、本来の締め切りより前倒しした自分の締め切りを設定しましょう。
例えば、締め切りが10日までの仕事なら、8日を自分の締め切りに設定する。
そして、8日までに必ず終わるように、その締め切りに合わせて仕事を進めていく。
自分の締め切りに合わせておけば、本当の締め切りには余裕を持って、仕事を完了させられます。
こうしておけば、万が一想定外のことが起きて自分の締め切りに間に合わなかったとしても、本当の締め切りには間に合うように修正が出来ます。
「仕事が出来る！」
と言われる人は締め切り（納期）に対する意識がとても強いです。
それは締め切りを守り続けることが上司や取引先からの信用につながることを理解しているからです。
逆算して段取りを組む
段取りは締め切り日や完成像から逆算して立てることが非常に大事です！
段取り下手な人は締め切り日から逆算せずに仕事をし始めてしまうので、今日どれくらいの量を進めれば締め切りに間に合うかを把握できていません。
「これぐらいやっておけば、締め切りまでには終わるだろう。」
と考えています。
だから、いつも締め切りギリギリになって
「やばい、間に合わない、、、」
と焦ってしまうのです。
だからこそ、ゴールから逆算する習慣が大切です！
自分の締め切り日を定めたら、確実にそこで仕事を完了できるように
- 締め切り1日前には何が終わっているべきか？
- 締め切り3日前に何が終わっているべきか？
- 1日の中でこの仕事に掛けられる時間はどれくらいか？
という感じで整理していきます。
こうやって整理しておけば、
「仕事を確実に終わらせるためにその日どこまで進んでいればいいか？」
が把握した上で仕事が出来ます。
ゴールから逆算しているからこそ、
「何から始めれば効率的か？」
を把握し、適切な段取りが組めるのです。
まず
「どんな結果（アウトプット）を出す必要があるのか？」
をしっかりとイメージする。
資料作成など依頼された仕事は、依頼者とコミュニケーションをよく取って完成像をすり合わせる。
そこからスタートする習慣をつけましょう。
ゴールから逆算して仕事の計画を立てると非常に有効な段取りを組むことが出来ます。
仕事を分解してスケジュールに落とし込む
自分の締め切りを設定して、締め切り日から逆算して仕事の計画を立てるために必要なことがあります。
それは大きな仕事を小さいタスクに分割していくことです。
依頼された仕事がその日にささっと終わる場合は、はっきり言って分割する必要は全くありません。
しかし、そんな仕事は上の立場になればなるほど無くなります。
複雑で長期間かかる仕事が多くなってくる。
そうなると、付け焼刃でいきなり取り掛かろうとするとまず失敗します。
失敗しないために、複雑で長期間かかる仕事は具体的な小さいタスクに分割していきましょう！
その仕事でやるべきタスクをすべて洗い出す。
そのタスク一覧ごとの締め切りを設定し、優先順位付けをしていく。
締め切りが設けられて優先順位付けされたタスクを、最も効率よく終わるように締め切りまでの各日に割り振っていきます。
仕事を分割するメリットは、
- その仕事の完成イメージが得やすくなる。
- 1日でやるべきタスクがはっきりするので、「このまま終わらないんじゃないか？」という不安を予防できる
- 分割していく段階で不明点・やる必要があることがより明確になるので、タスク漏れを防げる
- タスクの全体像を開始直後から把握しているので、わからない点は早めに上司に確認できる
などがあり、非常に効果的です。
ルーティンワークは全てタスク一覧にしておく
仕事を分解することはルーティンワークでも非常に有効です。
仕事でルーティーンワークが多い人は、そのルーティーンワークに含まれるタスクを全て洗い出したタスク一覧を作成しておきましょう。
各ルーティーンワークごとにやるべきタスクを全部出して、それを月の前半・中旬・後半で整理する。
そして、必要があれば、それをスケジュールに組み込んでおく。
その時のポイントは、本当に細かい仕事まで全部タスク一覧に加えることです。
1つの仕事にはそれに伴い発生する様々な小さなタスクがあります。
それを無視して段取りを組んでしまうと、その小さなタスクに予想以上に時間が掛かったり、漏れがあったりして予定通りに進まないのです。
それは細かい仕事の存在を１つのタスクと換算してスケジュールに組み込んでないことが１つの原因です。
もちろん、上司から急遽依頼される想定外の仕事などは仕方ありません。
しかし、すでに1ヶ月間の中で必ず行うルーティーンワークはどんなに細かいタスクだとしても洗い出しておく。
これが大切です。
こうやって自分の業務の＜見える化＞をしておくことが非常に有効です！
ルーティーンワークでやるべきことが全部把握できていれば、一緒に出来るものはまとめられるので、かなり時間を短縮できます。
それに空いた時間で、出来ることから前倒しで仕事を進めておくことが可能になります。
ちょっとした時間の節約ですが、1ヶ月単位で考えるとかなり大きな時間の節約につながります。
頭が働く時間と生産性が落ちやすい時間を考慮している
段取りが上手な人は
- 頭が働いて仕事の生産性が上がる時間帯
- 生産性が落ちやすい時間帯
を把握した上で段取りを組んでいます。
普段仕事をしている時に、
- 仕事がはかどる時間帯
- 眠くなったり、疲れて仕事の効率が悪い時間帯
を分析してみましょう。
この時間帯は本当に人それぞれなので、一般的な傾向を当てはまるよりも自分自身の今までの経験を大切にして下さい。
例えば、私の場合は誰にも邪魔されずに仕事を進められる朝の時間が頭も働き、最も生産性が高いです。
一方で休憩直後の午後の時間は頭が働きにくく、眠気も着やすいので仕事効率が落ちやすい。
そのため、私は朝の時間に最も重要な頭を使う仕事を入れて、休憩直後の時間は単純作業や頭をあまり使わない作業をするように調整しています。
あくまで一例ですが、段取りを組む時は生産性が上がる時間帯とそうでない時間帯を考慮に入れて組む方がよりスムーズに仕事が進みます。
1週間単位でも生産性が上がる日と下がる日を把握する
先程お話ししたのは、1日の中でのお話ですが、1週間単位でも同じことが言えます。
月曜日～金曜日までの5連勤の中で
- 仕事効率が上がる日
- 疲れてやる気が出ない日
などはないでしょうか？
- 「月曜日は元気で仕事もはかどるけど、水曜日は中だるみしてしまう、、、」
- 「金曜日は明日から休みだから、締め切り効果で頑張れる！（笑）」
という人は私の周りにも結構います。
そういう傾向が自分でわかっているなら、それをうまく利用した1週間の段取りを組みましょう。
但し、シフト制で休みが不定期の方はその必要があまり無いかもしれません。
大事なのは自分をしっかり分析して、
- やる気が出ない日
- 疲れが出やすい日
などの仕事効率が下がる時間帯や曜日を最小限に抑える工夫をする。
これが段取りレベルを高めるためには大事です。
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