今回は仕事を前倒しで進める効果とその方法について！
仕事を前倒しで進めていくことは仕事の質を高めるためにも、余裕を持って仕事をするためにも非常に大切です。
仕事に追われる状態と前倒しで仕事を自ら追っていく状態では精神的な楽さが全然違います。
仕事を前倒しするには、そのメリットを十分に理解し、工夫していくことが必要です。
- 「なぜ仕事の前倒しが大事なのか？」
- 「仕事を前倒しできるとどんなメリットがあるのか？」
- 「前倒しして仕事をするためのコツとは？」
についてご紹介していきます！
仕事を前倒しするメリット
仕事を前倒しで終わらせていくメリットは計り知れません。
仕事に追われてる状態と仕事を前倒し出来ている状態を比べた時に
「ここまで違うのか、、、」
とあなたも驚かれるはずです！
めちゃくちゃ精神的に楽になる！
仕事を前倒しで進めていると精神的にすごく楽に仕事が出来るようになります。
締め切りに追われることも劇的に減るのでそのプレッシャーから解放されます。
そのため、胃がきりきり痛むようなストレスを感じる回数も圧倒的に減るのです。
それに対して、仕事に追われていると精神的に辛い状態で仕事をし続けなければなりません。
学生時代は締め切り効果を利用し、徹夜で試験を乗り切った人も多いかと思います。
テストは数ヶ月に1回なので、無理して頑張れば乗り切れます。
しかし、仕事は締め切りの連続。
仮に１つの締め切りをクリアしても、次から次へと締め切りのある仕事が振ってきます。
1つの仕事を残業して締め切りに間に合わせても、次の仕事の締め切りもすぐに迫ってくる。
「やばい、あの仕事も今日締め切りだった。今日も残業か、、、」
といつも余裕が無い状態で仕事をし続けることになってしまいます。
常に仕事に追われていると、締め切りに追われるプレッシャーから解放されることがありません。
それはツライですよね？
それを改善する非常に有効な方法が仕事を前倒しする習慣なのです。
緊急で入ってきた仕事にも柔軟に取り掛かれる
前倒しで仕事を進めていると、緊急で入ってきた仕事にもすぐに対応できます。
なぜなら、その日実施しないといけない仕事はすでに終わっていて余裕があるからです。
緊急で仕事が入ってきた場合は、前倒しで行おうとしていた分を明日以降で行うことにすればいい。
そして、早々に緊急の仕事を処理して、また仕事の前倒しを進めていけばいいのです。
緊急の仕事が入っても、残業しなければならない事態にはまず陥りません。
これがいつも締め切りギリギリで仕事をしていたら大変です。
その日やらなければいけないルーティーン業務に加えて、緊急の仕事もやる必要があります。
そのため、残業になってしまう可能性大です。
仕事後の予定もキャンセルしなければならなくなります。
プライベートを犠牲にして仕事をすることになってしまいます。
大事なデートや楽しい友達との飲み会など、仕事後の予定はできればキャンセルしたくないですよね！？
それならば、仕事を前倒しで進める習慣を身につけましょう！
仕事のミスを減らすことが出来る
締め切りに追われながら仕事をしていると、とにかくその仕事を終わらせることに精一杯になります。
細かいところまで念入りにチェックをせずに
「とりあえず終わらせなきゃ。」
という意識になり、仕事の質にこだわる余裕がありません。
その結果、ミスが多くなります。
そして、ミスのフォローにも多くの時間を奪われるようになります。
締め切りだけでなく、自分のミスのフォローにも時間を取られて後手後手になってしまう。
こんな悪循環に陥りがちです。
それとは対照的に、仕事を前倒しで進めていると精神的に余裕が生まれます。
ミスがないかを細かくチェックする余裕が出来ます。
タスクを整理する余裕もあるので、依頼されていた仕事を忘れるミスも減らすことが出来ます。
仕事の質が上がり、ミスが少ないので上司からの信頼も厚くなります。
ミスのフォローにも時間を奪われることが少ないので、より仕事を進めやすくなります。
「仕事のミスが多い、、、」
と感じている人ほど仕事を前倒しする習慣を身につけて欲しいと思います。
仕事が楽しくなる！
前倒しで仕事を進めていると、自分から仕事を追う感覚で楽しく仕事が出来ます。
上司から仕事を頼まれて、言われた仕事をこなすだけではつまらないですよね？
前倒しで仕事を進めていると、その日終わらせるべき仕事はほぼ完了している状態でその日の朝を迎えられます。
そのため、自分がこだわりたい仕事に時間をかけたり、先を見越して必要な準備をストレスフリーで取り組むことが出来ます。
人に言われて受け身で仕事をするよりも、自分で先を見越して仕事を進めていく能動的なスタイルの方が圧倒的に楽しく、ストレスも少ないです。
同じ仕事でも
「ここまで変わるんだ！（笑）」
というぐらい楽しさが変わりますので、本当におすすめです！
休日を心から休むことが出来る！
仕事の前倒しの効果は仕事中だけにとどまりません。
これは私もびっくりしたのですが、仕事を前倒して進めていると休みの日を心から休めるようになります。
仕事に追われていると、やらなきゃいけない仕事が終わらずに、休みに突入することがよくあります。
そうすると
- 「あの仕事は月曜日に早く出社して終わらせないと間に合わないな。」
- 「やばい、あの仕事もまだ終わっていなかった、、、」
と休みの日にも仕事のプレッシャーが押し寄せてきます。
休みが終わりに近づくにつれて、どんどん憂鬱になってきます。
このように休みの日に心から休まらない大きな原因の１つは仕事に追われているからなのです。
仕事を前倒ししていると、休み明けから締め切りに追われることがありません。
そのため、休日に仕事のプレッシャーを感じることがほぼ無くなります。
休みが終わりに近づいても
「また明日から頑張ろう！」
という気持ちになれることが多いのです。
仕事を前倒しする方法
このように仕事を前倒しすることにはたくさんのメリットがあることがわかりました。
「じゃ実際に仕事を前倒しするにはどうすればいいのか？」
その方法を説明していきます。
タスクを洗い出し、全てを把握する
ルーティーンワークや1ヶ月の間で発生することが多い業務はすべて洗い出し、タスク一覧を作成しておきましょう。
このリストを作る一番の目的は定期的に実施するタスク全体（細分化して1～2分で終わる仕事もすべて）を常に把握することです。
その目的が把握できればリストの作り方はなんでもOK！
私は以下のようにExcelで作って、月の始めに印刷しています。
Excelにこだわらず、フォーマットはやりやすいものを使えばいいと思います。
- タスクの種類
- 項目
- 処理時期（月初、月中、月末など）
- 大体の所要時間
上記の例はだいぶタスクを簡略化していますが、実際には1ヶ月で行うすべてのタスク（1～2分で終わるような細かい仕事もすべて）を載せています。
タスク一覧を作成するポイントはMECE「漏れなく、ダブりなく」を意識して作成することです。
そして、
「このリストを見れば、1か月間のルーティンワークは全て細かく把握できる！」
という状態にするのが本当に大切です！
このタスクリストは手帳に挟んだり、かばんに入れて常に持ち歩く。
そうすることで常に業務全体を把握した状態で仕事を行うことが出来ます！
余裕が出てきた時にこのリストを見返して
「前倒しで出来ることはないか？」
と確認して、前倒しで出来ることをどんどん進める。
そうすれば、徐々に仕事を前倒し状態に持っていけます。
タスク一覧は毎月更新する
タスクリストを見ながら業務を前倒しで行っている中で
- 「この項目は追加した方がいい。」
- 「これは月の前半で処理した方が他の仕事がスムーズになるな。」
と感じたら、翌月分のタスクリストでその部分を修正します。
また、業務に変動があった場合も、その都度更新をしています。
このタスク一覧はタスク漏れを防ぐチェックリストの役割も果たしているので、タスク漏れがあった場合も都度付け加えていきます。
また、タスクリストの更新というタスクも、1ヶ月のタスクリストに加えると更新漏れを防いでくれます。
隙間時間・待ち時間を徹底的に活用する！
仕事において
- 通勤時間
- 上司の確認待ち
などの隙間時間・待ち時間はたくさん発生しています。
それを徹底的に活用すれば、仕事はかなり前倒し出来ます。
そのためにもタスク全体を把握して、その隙間時間や待ち時間で出来る業務を瞬時に判断して実行することが大事です！
私は仕事中に関しては1分や2分の待ち時間も活かせるように
「この時間で出来る仕事はないか？」
とタスクリストを見返して出来る仕事を先取りで進めています。
隙間時間・待ち時間を活用する意識を持っているかどうかで、仕事に追われる側になるか、追う側になるかが確実に変わってきます。
朝の時間を活用する！
仕事を前倒しの状態に持っていくためには、朝の時間を活用することが一番です。
「仕事が遅れ気味、、、」
という人は、前倒しの状態に持っていくために一時的に少し頑張る必要があるかもしれません。
一時的に残業したり、早出して、仕事に遅れの無い状態を作る。
そして、徐々に仕事を前倒し出来る状態に変えていきましょう！
残業か早出かを選ぶなら、朝早く出勤して仕事を進める方が圧倒的におすすめです！
朝の方が頭がよく働きますし、早めに出勤すれば、他の人に邪魔されずに仕事が出来ます。
業者やお客様からの電話も鳴らないので、非常に集中できます。
仕事が遅れている状態から前倒し状態に変えるためには絶好の時間と言えます。
余裕がある時にあと一歩仕事を進める！
前倒しが少しずつ出来てきたら、
「その日にやるべき仕事がもう終わっちゃった。」
という状態が増えていくと思います。
そのような余裕がある時に大事なのが、
- 「余裕がある時こそ１歩でも2歩でも仕事を進めておく！」
- 「明日の自分を楽にしよう！」
という意識です。
タスクリストを見返して、
「今進められる仕事は何かないか？」
と探しましょう。
出来る仕事があれば、少しでも進めておく。
そうすれば、いずれその日必ずやらなきゃいけない仕事が全くない状態で朝を迎えられるようになります。
上司からの無茶ぶりで緊急に頼まれた仕事も、すぐに取り掛かって終わらせることが出来ます。
さらにレベルを上げるのであれば、余裕時間を生産性を高める改善案を考えたり、実行する時間にしましょう！
- 今行っている仕事を減らすにはどうすればいいか？
- より短時間で同じ質以上の仕事をするにはどうすればいいか？
- この不便な状態を改善してもっとこの業務がスムーズに行えるようにするにはどう工夫すればいいか？
- そもそもこの業務は行う必要があるのか？
上記のようなことを考えて、改善案を出来る限り出していきましょう。
そして、前倒しで生まれた時間でその改善案を実行して生産性を高めたり、仕事の質を上げていく。
この状態になれば、もうルーティン業務に追われるだけの仕事スタイルからは完全に卒業し、日々の仕事に余裕を持って取り組めているはずです！
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