相手と話の前提をすり合わせればコミュニケーションミスは激減する!

今回はコミュニケーションミスを減らす方法について。

「自分の話が上司に全然伝わらない、、、」

という時はありませんか?

頼まれた資料を自分なりに頑張って作って提出したら

「全然ダメ、意図がわかっていない」

と上司から作り直しを命じられたことはありませんか?

仕事においてコミュニケーションミスのせいですれ違いや大きなミスが起こることがよくあります。

その大きな原因が相手と自分の間で話の前提が合っていないことです。

仕事を依頼する側とされる側で話の前提をしっかりとすり合わせればコミュニケーションミスは激減します!

その理由をご紹介します。

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話の前提がずれていれば、すれ違うのは当たり前

人と話をしていて

「あれ自分はこういう意味だと思っていたのに、違うのかな?」

と思う時はありませんか?

人それぞれ性格も違えば、考え方にも癖があります。

生まれ育ってきた文化や環境が違うと、同じことを話しているつもりでも、話がかみ合わないことがあったりしますよね?

それと同じように仕事においても話の前提がずれていれば、同じ目的を持っていたとしても考えがずれるのは当たり前です。

立場が違う場合は前提が違うのが当たり前だと心得ておく

  • 上司と部下
  • お客様と営業担当スタッフ
  • エリアマネージャーと店長

などなど、立場が違う場合は話の前提が異なっている可能性が高いので要注意です

いまいちわかりにくいので、例を挙げます。

例えば、チェーン店の店長とその地域の全ての店舗を統括しているエリアマネージャーが店舗の売上アップための改善計画を話し合っている場合で説明します。

目的は店舗の売り上げアップですが、、、

店舗の店長はその店の売り上げを上げることだけを考えますよね?

しかし、エリアマネージャーはそのお店だけでなく、その地域全体の店舗の売り上げを上げることを前提として考えています。

この前提を店長とエリアマネージャーがすり合わせていない限り、
店長が店舗の売り上げを上げるために色々な改善案をエリアマネージャーに提案したとしても、
改善案は恐らく通らないでしょう。

なぜなら、その店の売り上げだけが上がればいいような施策を打って一時的にそのお店の売り上げが上がっても、地域全体の売り上げが上がらなければエリアマネージャーとしては意味がないからです。

この場合、店長は自分の店舗の売り上げだけを上げることを考えるのではなく、他の店舗でも実施できる売上アップ策を考える必要があります。

別の例だと、

上司が社長に見せるための資料の作成を部下に頼んだとします。

上司にとっては社長に企画の概要を示すための簡単な資料のつもりで頼んだとします。

しかし、部下は詳細なデータが必要だと考え、時間を掛けて細かいデータ分析まで盛り込んだ資料を作って上司に提出したら、

「遅い。そんなデータ分析はいらない。」

と作り直しを命じられてしまいました。

なにがいけなかったのでしょうか?

資料の作成という目的は上司も部下も一緒でした。

しかし、上司は社長に見せるための簡単な企画の概要をまとめた資料を作って欲しかったのに対して、部下は詳細なデータが入った資料を作る必要があると考えていました。

それが2人のすれ違いの原因です。

相手の立場に立って物事を考えることが大事

このように仕事を頼まれる側と頼む側の前提がずれているとたくさんのすれ違いが生まれてしまいます。

こういったコミュニケーションミスを減らすには相手の立場や意図を想像することがポイントです。

仕事を頼まれた場合は

「相手はどんな前提で話をしているのか?」

を考えて、しっかり確認しましょう。

クライアントや上司など判断をしてもらう相手の論理や優先順位を聞き出して把握することが大事です。

仕事を頼む場合は

「こうゆう目的だから、このような企画書を作ってほしい。詳細なデータはいらないよ。」

と前提や目的を伝えてから依頼しましょう。

「いかに頼んだ相手が仕事がしやすくなるか?」

を考えることが大切になってきます。

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前提をすり合わせればミスは激減する!

仕事はコミュニケーションの連続です。

そのため、普段から

「相手と前提をしっかりすり合わせる!」

という意識を持っておきましょう!

しつこいぐらいにコミュニケーションを取って、話の前提を共有する。

資料の作成を依頼されたら、簡単な試作品(プロトタイプ)を作って

「完成形はこんなイメージですか?」

と確認してゴール像をすり合わせる。

文章の作成を頼まれたら、盛り込む内容の見出しを箇条書きにして

「内容としてはこれを盛り込めばよろしいでしょうか?」

と確認する。

このような心掛けと工夫をすれば、コミュニケーションミスは激減するはずです。

是非試してみて下さいね!

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仕事のミスが驚くほど減る!チェックリストを使うことのメリット3つ!

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