「やばい、忘れてた!」が無くなる!タスク漏れを防ぐ4つの方法!

今回は仕事を忘れるのを防ぐ方法について。

「頼まれた仕事をやり忘れてしまった、、、」

「取引先と約束していたのにすっかり忘れてすっぽかしてしまった、、、」

こんな仕事の抜け漏れやスケジュールミスは大きな仕事になればなるほど致命的ですよね!?

タスク管理をいかに上手に行うか?

これが仕事が出来るようになるために非常に大事です。

仕事忘れを防ぐ方法を4つご紹介します。

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頼まれた仕事はすぐにメモする!

頼まれた仕事は必ずメモをしましょう!

メモするところはメモ用紙でも手帳でも何でもok!

大事なことは無理に頭で覚えていようとしないこと。

「メモを取らなければ忘れる」

この前提を常に持ちましょう。

そうゆう前提で頼まれた仕事を必ずメモしている人の方が仕事を忘れることが非常に少ないです。

仕事は次から次に注意を引かれるようなことが起こります。

頭でだけ覚えようとしていたら、常にそれを意識していないといけません。

しかし、誰かに話しかけられたり、次の仕事を頼まれたら大抵忘れてしまいます。

だから、忘れてもいいので思い出せる仕組みを持っておく方が仕事忘れは防止できます。

ただ、メモをした仕事はそのままではいけません。

普段自分が使っている手帳やTodoリストに載せて、自分のスケジュールの中にしっかり組み込んでおきましょう。

GmailとGoogleカレンダーを利用する

GmailとGoogleカレンダーをうまく活用すると仕事忘れ防止に非常に役立ちます。

会社で指定されているメーリングリストやTodoリストを使わなければならないなら、是非仕組みだけでも是非参考にしてみて下さいね!

ルーティーンワークや頼まれた仕事で今後定期的に行う必要があるものはGoogleカレンダーに入力しましょう。

毎月行う仕事なら、予定を立てて毎月繰り返す設定にしておけばいいです。

これを徹底すればカレンダー上においては、必要な仕事は毎月表示されるようになります。

一番大事なのは、そのカレンダーに入力した予定を必ずメールで通知するようにしておくこと!

Googleカレンダーには通知機能があるので、メールで通知する設定にしておきましょう。

そうすれば予定が近くなったら、GmailにGoogleカレンダーからメールが来ます。

私は1日前の朝9時にGmailにメールが来るように設定しています。(仕事が遅れやすいって人は3日前とかの設定でもいいかもしれません)

忘れやすい仕事もカレンダーの入力さえしっかり行っていれば、後は必要なときまで頭から消し去ることが出来ます。

「仕事を忘れていないかな、、、」

という不安からも解放されます。

後は必要なタイミングでGmailに予定を知らせてくれるメールが来るので、それをチェックして手帳にその仕事を加えて取り掛かるだけです。

私の場合は会社で使っているのがGmailなので、チェックするのはGmailと手帳。

この2つさえ見れば仕事はまず忘れません(ベースは手帳でGmailはリマンダー代わりです。)

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急ぎでない仕事はとりあえず自分宛てにメールを送っておく

「これ今度確認しておいて」

「余裕がある時にこの仕事よろしく!」

と重要度の低い仕事を頼まれた時は、とりあえず自分宛てにメールを送っておくと忘れません。

「手帳に書き込むにも、日程もまだ決まっていないし、、、」

という仕事は手帳のどこに書けばいいか迷うこともありますよね?

そうすると、ついつい書き忘れて、

「やばい、忘れてた、、、」

という事態になりかねません。

そういう時に自分宛てにメールを送っておけば、それが備忘録になります。

毎日チェックするメールの受信箱に入れておけば、少なくとも

「忘れてた!」

という事態は防げます。

後は日程が決まり次第、手帳に書き込む。

あるいは、もっと先の日程になるなら、カレンダーに入力しておいて通知させればOKです!

「これさえ見れば大丈夫!」という状態を作る!

このように仕事忘れを無くすためには、忘れても思い出せる仕組みを作る!

これが本当に大切だと思います。

メモを取ったり、Googleカレンダーを利用する。

あるいはスマホのリマインダーを使うのもいいでしょう。

「これさえ見れば、仕事は忘れない!」

という状態にするために確認するものはなるべく1つに集約しましょう!

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