今回は仕事のミスを激減させる方法について！
「仕事が速い人ほどミスが少ない。」
ということをよく聞くのではないでしょうか！？
仕事にミスは付きものですが、そのミスを出来る限り減らしていければ、もっと仕事が出来る状態に近づけるはず！
仕事でのミスを減らすための方法を6つご紹介します。
常に頭の中を整理する習慣をつける
仕事でめちゃくちゃ大事なことは
「いかに頭が整理されているか？」
です。
これは本当に大事！
頭の整理が出来て、迷いなく仕事に取り組めていれば凡ミスもタスク漏れも激減します！
そのために日頃から頭の中を整理する習慣をつけておきましょう。
頭が混乱してゴチャゴチャになるのは下記が原因のことが多いです。
- メールボックス内に必要なメールと不要なメールがごちゃまぜになっている
- タスクが優先順位分けや締め切りごとに整理されていない
- デスク上やデスク内がごちゃごちゃ
- PCのデスクトップがごちゃごちゃ
- データを保存しているデータフォルダ内がゴチャゴチャ
このように1つ1つのことが整理されていないので、結果として頭の中がゴチャゴチャになってしまうのです。
私の職場にもデスク内やデスクトップがゴチャゴチャな部下がいましたが
- 「あれ？書類どこでしたっけ？」
- 「データ探すので少しお待ちください、、、」
と物を探すのにも時間が掛かっていますし、タスク漏れも多い。
きっと頭の中もゴチャゴチャだったはずです。
そうならないためには日頃から
- メールボックス内は数通の必要なメール以外はアーカイブする
- タスクはタスク管理ソフトや手帳などを利用して優先順位分けと締め切り日を明確にしておく
- デスクは定期的に整理整頓する習慣をつけておく。
- PCのデスクトップは最小限のアプリのみにする
- データは階層分けして、探したい時にすぐ見つけられるようにしておく
上記のような整理整頓の習慣をつけておきましょう。
これが頭の中を整理する習慣につながってきます。
「人はミスをしやすく、忘れやすい」という前提で仕事をする
ミスが多い人は記憶を頼りにし過ぎている傾向があります。
口頭で指示を受けた仕事でも
「あとでメモしよう。」
とすぐにメモを取らない。
結局、別の仕事をしている時に忘れてしまってタスク漏れ。
提出書類のミスがないかチェックする時も
「注意点はこの3点だったな、確か。」
と自分の記憶を頼りにチェックして、結局チェック漏れが発生する。
こういうことが多いのです。
ミスを減らすにはそもそもの大前提を変える必要があります。
「人はミスをしやすいし、忘れやすいものだ。」
これを前提として、
「ではどうすればミスを防げるのか？」
を考えていくのです。
そして
- 自分の頭の中でチェックするのは限界があるからチェックリストを活用する
- 忘れやすいから、口頭で依頼された仕事はすぐにメモを取って、後で思い出せるようにする
- タスク漏れが起きやすいから、カレンダーからリマインドメールを送って思い出せる仕組みを作っておく
このような工夫をしていくのがミスを減らすために非常に大事です！
ミスをしたときに
「やべ、やっちゃった。今度から気を付けよう。」
と反省するだけでは一時的に改善しても、またミスにつながります。
そうではなく、ミスをしたら
「どんな仕組みに変えれば、同じミスを二度としなくなるだろう？」
と考える。
この習慣がミスを劇的に減らしてくれるはずです。
自分でダブルチェックをする習慣をつける
これは当たり前ですが、自分でダブルチェックをする習慣をつけましょう。
仕事のミスが多い人はこれが出来ていない人が結構多いです。
上司に提出する資料など他の人に見せる物は、まず自分で一度作ったら、その後、もう一度ミスがないか自分でダブルチェックをします。
最初に作った資料は、まず何かしら細かいミスがあるという前提で、自分でダブルチェックをしましょう。
「ダブルチェックしている時間がもったいない。ミスがあれば相手が指摘してくれる」
って考えている人は要注意！
１つ１つは細かいミスでも積み重なれば、相手に
「これは本当に自分でチェックしたのか？」
と疑われます。
それが続くと信用を失うことにつながってしまいます。
媒体や手段を変えてチェックする
ダブルチェックをする場合、媒体を変えてチェックするのが効果的です。
例えば、パソコンで作成した資料なら、一度印刷して紙の状態でミスがないかをチェックする。
特にExcelのシートなどは、パソコン上だと罫線などが確認しずらいです。
印刷すると文字が切れている場合も多いので必ず印刷してチェックしましょう。
業者への発注でFAXを送ったなら、その後電話して、相手方に
- ①FAXが届いているか？
- ②数量や注文品は合っているか？
- ③納期はいつか？
を確認します。
メールを送った場合もそのメールが届いているかどうかを電話で確認する。
このようにメールという伝達手段と電話という伝達手段の２つを組み合わせることでミスを減らしやすくなります。
ヒヤリ・ハットを記録しておく
「あー危なかった！あやうく大きなミスをするところだった。」
このように重大なミスの直前で気付いて、ぎりぎりミスには至らなかった場合があります。
この時に
「よかったよかった、気付けてラッキー。」
で終わる人は、また同じようなミスを繰り返す可能性が高いです。
こういうヒヤリ・ハットは必ず記録しておき、対策を立てましょう。
- 「危うくミスをするところだったのは何が原因なのか？」
- 「どうすればヒヤリとすることもなく、この仕事を安全に確実に終わらせられるか？」
このように分析をしてミスを防ぐ対策をチェックリストに追加する。
あるいは、ミスをしない仕組みを作り出しましょう。
ヒヤリ・ハットすらも撲滅する意識でいけば、大きなミスをする可能性は限りなく減らすことが出来ます。
ミスをしてから対策を立てるのでは遅い。
ミスしそうだった時にいかに対策を立てるかが大事です。
ミスしそうな状況すらも無くす！
この意識でいけばミスは確実に減らせます。
ミスの影響度が大きい仕事ほどチェックを入念に！
ミスの影響が大きい仕事ほどチェックは入念にしましょう！
社内で共有するメールに多少ミスがあっても、社内の中での小さい影響に留まります。
しかし、お客様に届くチラシやDM（はがき）などにミスがあれば、影響は甚大です。
クレームが殺到したり、企業のイメージを大きく損なうことになりかねません。
取引先へのメールにミスがあった場合も信用を失って、取引中止に追い込まれる場合もあります。
優先順位をつけてチェックの度合いを変える
日常の雑務とお客様用のポスターやチラシなどの影響力の大きい仕事はチェックの入念度を変える必要があります。
全ての仕事を細かくチェックしてミスを無くそうとするのでは時間が足りません。
「この仕事の影響度はどれくらいか？」
を考えて、チェックを入念にする仕事を決める。
影響度の小さい仕事なら自分のダブルチェックだけにする。
影響度が大きい仕事なら、自分でのダブル・トリプルチェックはもちろん、上司や他の人のチェックも入れるようにします。
他の人のチェックを入れることで見逃しやすいミスを防げる確率はかなり高くなります。
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