今回は上司とのコミュニケーションミスを激減させる方法について!

上司とのコミュニケーションはうまくいっていますか?

仕事をスムーズに進めるには、上司とのコミュニケーションが非常に大事ですよね?

しかし、上司とは育ってきた環境も年齢も性格も全然違う場合がほとんどです。

そのため、コミュニケーションミスを減らす工夫をしないと

「上司と意図が合わずに仕事が進まない、、、」

「提出物が毎回やり直し、、、なぜ?(泣)」

こういった事態になることが多くなってしまいます。

このような事態を防ぎ、仕事をスムーズに進めるにはコミュニケーションにちょっとしたコツが必要です。

コミュニケーションミスを減らす方法を実践すれば驚くほど仕事がスムーズになります!

3つご紹介します!

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曖昧な指示に対しては具体的に確認する!

上司から仕事を振られる場合に

「この仕事は早めによろしく」

という曖昧な指示を受けることがよくあります。

こういう曖昧な指示をする上司にも大きな責任があるのですが、曖昧な指示を鵜呑みにして仕事に取り組むのは絶対やめましょう。

曖昧な指示のまま仕事を進めてしまっては、大きなミスが起きる可能性があります。

そもそも

「なるべく早く」

とはいつのことでしょうか?

1時間後ですか?

明日までですか?

こういう曖昧な指示の場合、上司と部下の間で認識のずれが起きる確率がものすごく高くなります。

5W2Hで確認する

このような曖昧な指示に対してはしつこいぐらい確認をすることが大切です!

特に5W2Hを強く意識して指示を確認する習慣をつけましょう!

5W2Hを確認するとは、仕事を指示された時に

Who(誰が)

Why(何のために)

What(何を)

Where(どこで)

When(いつまでに)

How(どうやって)

How much(いくら使って)

を上司に確認することです。

これを確認すれば、曖昧な指示をかなり具体的な指示に変えることが出来ます。

本来上司がこの5W2Hを意識して仕事の指示をすればいい話なのですが、出来ていない上司も結構いますよね(笑)

特にWhen(いつまでに)はしっかり確認する必要があります。

「早めに」

「なるべく急ぎで」

という言葉が

「明日の17時までに」

「1週間後の月曜までに」

と具体的に日時になるまでしつこく確認をしましょう。

この5W2Hを意識して確認するようになれば、かなり上司とのコミュニケーションミスを減らすことが出来るはずです。

プロトタイプを活用する

指示が具体的になるだけで上司からの指示の聞き漏れや聞き間違いはかなり減らせると思います。

ただポスターの作成や上司が社長等に提出する資料の作成などは、上司との間で完成像のイメージをずれているとミスにつながる可能性があります。

そこで有効なのは簡単なプロトタイプ(試作品)を作って、それを上司に見せて

「完成形のイメージはこんな感じでよろしいでしょうか?」

「資料に必要な項目はこれぐらいでよろしいでしょうか?」

と確認しましょう。

プロトタイプは本当に簡単で大丈夫です。

ポスターやポップであったら、簡単な配置等を書いたラフを作成する。

資料であれば、盛り込む内容の箇条書きと、その配置バランスを書いたラフを見せる。

指示された仕事に取り組む前に、プロトタイプを活用して上司とゴール像をすり合わせておけば、完成してから、一から作り直しという大失敗は防げます。

提出物が上司にOKをもらえる確率も確実に上がるはずです。

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頻繁に短くコミュニケーションを取る

指示を具体的に確認し、プロトタイプを活用する。

あとは、頻繁に短くコミュニケーションを取ることでコミュニケーションミスは確実に激減します!

指示された仕事に取り組んでいると、だんだん上司と確認したゴール像を忘れて自己流で仕上げてしまい、上司とずれが生じる可能性があります。

それを防ぐために、上司と頻繁にコミュニケーションを取りましょう!

ただ1回1回のコミュニケーションの時間は短くすることで上司に負担を掛けないようにします。

進捗をその都度報告し、その途中の出来ている状態を少しだけ確認してもらい、方向性がずれていないか確認する。

あるいは、

「ここのイメージはこれでよろしいでしょうか?」

と少しでも不明点や曖昧な点が出てきたらすぐ上司に確認する。

このように仕事の指示を受けてから完成させるまでに、上司と頻繁にコミュニケーションを取ることで仕事が進んでいく中で生じる認識のずれを防ぐことが出来ます!

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