デスクを整理整頓するメリットとその効果的な方法!

今回はデスクを整理整頓するメリットとその方法について!

仕事が出来る人の特徴の1つとしてデスクが整理整頓されていることが挙げられます。

仕事が出来る人は整理整頓が仕事のミスを減らして、効率化してくれることを知っています。

しかし、

「整理したほうがいいのはわかっているけど、つい後回しになっちゃう、、、」

という人も多いと思います。

そういう人はまず

「デスクを整理整頓するとどんなメリットがあるのか?」

それを知りましょう!

デスク整理のメリットを知ったら、実際に整理整理する方法を実践してみましょう!

デスクを整理するメリットとその効果的な方法をご紹介します!

デスクを整理整頓するメリット

まずデスクを整理整頓するメリットについて確認していきましょう・

物を探す時間を節約できる

物を探す時間は意外に仕事の時間を奪っています。

物といっても、特に多いのが資料・書類です。

目の前の仕事で使う書類がなかなか見つからなくてイライラしたことはありませんか?

1回の探す時間は1分もかからないかもしれません。

しかし、

「1年間の積み重ねではどれくらいの時間が奪われているか?」

ということを考えてみると膨大な時間が費やされていることがわかります。

デスクを整理整頓し、何がどこにあるかがわかっていれば、物を探す時間をかなり短縮できます。

「今使いたいのに見つからない」

という小さなストレスも劇的に減ります。

物を探す時間がなくなり、その分だけ仕事の時間に充てられるので、仕事も速く終わるようになります。

目の前の仕事に集中しやすくなる

デスクの上にはなるべく物が無いほうが集中しやすいんです。

なぜなら余計なものがあると、目から脳にそれだけ余計な情報が入ってしまうから。

余計な情報がたくさん目に入ると、気が散りやすいんです。

しかし、デスクを整理しておけば問題は解決です。

目の前の仕事に必要なものだけデスクに出る状態にしておく。

そうすれば、目の前の仕事だけに集中できます。

整理する習慣が仕事のミスを減らしてくれる

デスクを整理する習慣がつくと、それがタスクを整理する習慣につながります。

また、思考を整理したり、段取りをうまくつける習慣にもつながっていきます。

「仕事はいかに頭を整理するか」が本当に大事です!

整理整頓が苦手な人はタスク漏れが多い

頭の中がごちゃごちゃの人はミスをしやすいです。

「たかがデスクの整理でしょ?」

と思う方もいらっしゃると思います。

しかし、実際に私の部下でもデスクが汚い人はタスク漏れが多く、自分のタスク整理能力が低いです。

デスクがごちゃごちゃな人は、PCのデスクトップもごちゃごちゃな人が多い。

デスクもPCもごちゃごちゃだと書類もデータも探すのに時間が掛かってしまいます。

「あれ?どこいったかな?」

って探している場面をよく見ます。

デスクを整理することは、「物を探す時間が減る」というメリットにとどまりません。

常にデスクが整理整頓されているということは、それだけ整理に慣れているということ。

整理の方法に慣れていれば、それが思考であっても、大規模なプロジェクトのタスクであっても応用できます。

頭の中が常に整理できている人は本当にミスが少ない。

だから整理が上手な人は仕事が出来るとよく言われるんです。

資料・書類の紛失を防止できる

会社員であれば、書類の紛失がいかにヤバイことかはご存知だと思います。

デスクが整理されていないと、

「書類がどこにいったかわからない、、、」

「紛失した、、、」

こんなリスクも高まってしまいます。

今まで築いてきた信頼も書類の紛失で壊れてしまう可能性があります。

だからこそ!

デスクは整理整頓して、書類もどこに何があるかはっきりわかるように工夫しておきましょう。

整理整頓してスッキリしていれば、書類の紛失などのミスは防ぐことが出来ます。

デスクを整理する効果的な方法

デスクを整理整頓するメリットがわかったら、実際にデスクを片付けていきましょう!

デスクを整理するにはポイントがあります。

ポイントを押さえて整理整頓すれば、仕事の効率もアップし、ミスも減らすことが出来ます。

それぞれのモノの定位置を決める!

まずデスクに収納する文房具やファイルの定位置を決めるのが大きなポイントです。

ホチキス、のり、修正テープ、付箋、などなど。

文房具をただ同じ引き出しに入れておくだけではゴチャゴチャになってしまいます。

無くなったり、見つけるのに時間が掛かってしまいます。

そうではなく、それぞれのモノの位置を固定する。

  • ホチキスは引き出しの左側。
  • 付箋は引き出しの右側
  • よく使う書類は上の引き出し

という感じです。

ただし、位置を決めても目印が無ければすぐゴチャゴチャになってしまいます。

なので、テプラやシールを貼って、それぞれの物の場所をきちんと定める。

これが大切です。

文房具だけでなく、書類やデスクにあるモノは出来る範囲でそれぞれの定位置を決める。

使ったら、必ず定位置に戻す。

この習慣をつけておけば、それだけでかなりデスクは散らかりにくくなります。

捨てにくい書類はデータ化して保管する

普段あまり使わないけど、捨てるに捨てられない書類って結構ありますよね!?

「いつか役に立つかも、、、」

って思って、つい残しがち(笑)

でも、そうやって捨てずに残している書類たちがデスクをゴチャゴチャにしてしまいます。

探し物にかかる時間を増やしています。

ではどうすればいいか?

そういう書類・資料はデータ化(電子化)してパソコン上で保管しておけばいい。

職場のプリンターであればスキャン機能がついているはずです。(無ければハンディスキャナーを購入しましょう)

その機能を使って、捨てるに捨てられない書類をどんどんスキャンしてデータ化していく。

データ化して、パソコン内で種類ごとにフォルダ分けしておけば必要な時にすぐに見つけられます。

必要なら印刷することだって簡単にできます。

書類をデータ化してしまえば、その分、デスクはスッキリして整理もしやすくなります。

しかも、書類を探す時間を節約したり、紛失の可能性を限りなく低くすることが出来ます。

定期的にデスクを整理整頓する時間を設ける

デスクの整理整理は一度実践して終わりではありません。

もちろん、物の置く位置を決めて、そこに戻す習慣がつけば散らかりにくくなるとは思います。

でも、忙しくてついゴチャゴチャになることもあるでしょう。

本当に大事なのは定期的にデスクを整理する習慣をつけること。

デスクの整理は後回しになりがちなので、1つのルーティンタスクとして行う曜日と時間を決めてしまうといい。

「毎週月曜の始業前30分間はデスク整理の時間にする!」

と決めて、スケジュールアプリやリマインダーに落としておけば忘れません。

週30分のデスク整理が、その週の仕事のミスを減らし、効率を上げてくれます。

気分もスッキリして、きっと今よりいい仕事が出来るはず!

是非、週に1回はデスクを整理する時間を設けてみてくださいね!

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