今回はチェックリストを使うことのメリットについて！
- 「仕事でのミスが多い、、、」
- 「ミスのフォローで仕事が全然進まない、、、」
このように悩んでいる方には本当にチェックリストがオススメです。
チェックリストとは、仕事でミスをしやすい項目や忘れがちな手順を漏れなく実施するための箇条書きの確認リストのこと。
航空業界だと当たり前に導入されていますが、仕事でうまく活用している方はそこまで多くないんじゃないか？と思います。
精度の高いチェックリストを作成し、使うことは仕事をする上で半端じゃないメリットがあります。
仕事のミスが減る
チェックリストを使う最大のメリットは仕事のミスが減ることです。
チェックリストを使うと間違いなくミスが減ります。
凡ミスや細かい漏れなどをチェックリストを使うことで防ぐことが出来る。
「チェックリストを使わなくても覚えているから問題ない。」
という方もいらっしゃると思いますが、記憶力には限界があります。
簡単な手順で、ミスをしてもさほど問題がない場合はチェックリストの出番はないかもしれません。
しかし、複雑な手順の業務や人為的ミスが起きると非常にまずい場合は絶対チェックリストを使うべきです。
チェックリストを使うことでその複雑な業務も頭の中で整理しやすくなります。
誰が行っても同程度の質でチェックしやすくなります。
同じミスを繰り返すのを防ぐ
仕事をする上で特に大事なのが同じミスを繰り返さないことです。
仕事で成長していく人は同じミスを繰り返しません。
「気を付けよう。」
と反省しても、時間が経てばまた同じミスをしてしまう可能性がある。
だから、成長する人は同じミスをしないために「ミスをしない仕組み」を考えます。
その1つの有効な仕組みがチェックリストなのです。
ミスをしたら、そのミスを防ぐための作業をチェックリストに加える。
そして、次回以降は必ずそのチェックリストを確認して作業を行う。
こうすれば、同じミスを繰り返す可能性はかなり低くなります。
チェックリストは自分が漏れたり、ミスをしやすい項目を防げるようにどんどんブラッシュアップしていく。
そうすれば、同じミスをせずにミスから学び、どんどん成長していけるはずです。
頭の中を整理できる
チェックリストを使うと頭の中を整理することが出来ます。
提出書類の確認をしている時に
- 「どこに注意すればいいんだっけ？」
- 「必要な作業はこれで全部か？」
こういう迷いが頭の中にある状態だとなかなか仕事に集中できません。
仕事のスピードも落ちてしまいます。
提出した後も「何か漏れていないかな？」と不安になります。
しかし、精度の高いチェックリストを活用していれば
- 「あとでチェックリストを見返して、漏れがないかチェックすればいい。」
- 「ここをチェックすればいいんだった！」
と迷いを解消して、頭をスッキリ整理することが出来ます。
仕事をする上で頭の中を常に整理し続ける習慣をつけることが非常に大事！
それが仕事中の余裕につながってきます。
チェックリストを活用することは頭を整理し、心の余裕を作ってくれるのです。
チェックの質・仕事の質を一定レベルに保てる
仕事をする時に誰かにダブルチェックを依頼することは多いと思います。
ダブルチェックをする人が常に同じであれば、チェックする質も同じなので安心です。
しかし、実際はダブルチェックをする人が日によって違うということも多いはず。
チェックをその人の判断に任せてしまうと、
「この日はこの部分までしっかりチェックされていたのに、昨日のチェックは適当だった。」
というチェックの質の差が問題になることが多いです。
提出書類についても同じです。
上司からしたら、部下にも自分と同じ視点で内容の確認や質のチェックをしてから提出してもらいたいところ。
しかし、部下に任せきりにしていたら、
「どこをチェックしているんだよ！」
とイライラするほどミスが多い資料を提出してきた。
こんなことはよくあります。
チェックリストを活用すれば、そういうチェックの質の差を最小限に抑えることが出来ます。
精度の高いチェックリストを作成し、ダブルチェックをする場合は必ずそのチェックリストで１つずつ項目を確認しながら作業をすることを義務付ける。
そうすれば、ダブルチェックの質は最低限のレベルを保つことが出来ます。
提出書類でも、チェックリストを部下に渡しておいて、
「そのチェックリストでチェックして問題なければ提出するように。」
と伝えておく。
そして、チェックしたチェックリストと合わせて提出書類を提出させる。
そうすれば、ある程度の質の提出書類を提出してくるようになるはずです。
このようにチェックリストを活用することはチェックの質・仕事の質を一定レベルに保たせる効果があります。
仕事の時間を短縮できる
チェックリストを使うとそれを確認する時間だけ仕事にかかる時間が長くなると思っている方が多いかもしれません。
でも逆なのです。
チェックリストを使う方が仕事が早く終わりやすい。
特に複雑な仕事になればなるほど、チェックリストを使った方が早く終わります。
なぜかというと、それは迷ったり、
「忘れていることはないかな？」
と考えている時間を短縮できるから。
無意識に迷ったり、頭の中で確認する時間は意外に長いんです。
仕事中は、ミスをしないために大事なことを思い出す時間や
「これで合っているかな？」
と迷う時間で無駄に時間を消費しています。
しかも、迷う時間で効率が落ちていることに気づいていないことが多い。
チェックリストを使っていれば、確認事項は瞬時にチェックできます。
なので、無駄に考えたり、迷ったりする時間を短縮できます。
しかも、ミスが格段に減るから、ミスのフォローにかかる時間を大幅に短縮できるんです。
「ミスが多くて、そのフォローの時間で仕事の大半が終わってしまう、、、」
という方は絶対チェックリストを使った方がいいです。
安心して仕事が出来る
チェックリストを使うのが当たり前になっていくと、より安心して仕事が出来るようになります。
「もしミスをしていたらどうしよう。」
こんな不安を消せる。
そして、
「チェックリストを使ったから大丈夫だ！」
と思えるようになる。
この安心感は大事だと私は思います。
安心感があるからこそ、終わった仕事が気になったりせずに、目の前の仕事に思い切り集中できる。
その結果、仕事の効率も上がって、より仕事が出来る人になれるはずです。
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