シゴトノート

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仕事を前倒しで進めるための4つの方法

      2018/05/22

今回は仕事を前倒しで進める方法について!

仕事を前倒しで進めていくことは仕事の質を高めるためにも、余裕を持って仕事をするためにも非常に大切です。

この半年で新店の立ち上げに携わっていましたが、その時に仕事の前倒しの大切さを改めて強く実感しました。

仕事を前倒しするメリットはこちら↓

仕事を前倒しで進めることの4つの効果!
今回は仕事を前倒しで進めることのメリットについて! 仕事の締め切りに対して、余裕を持って終わらせていますか? それともいつも締め切りギリギリになっていますか? どうせなら、前倒しで進めて余裕を持ちながら仕事に取り組みたいものですね。 仕事の前倒しは個人的にもすごくおすすめで、常に私も意識しています! 前倒しで仕事を進めることは様々な効果を生んでくれます! 4つご紹介します! 仕事が楽しくなる! 前倒しで仕事を進めていると、自分から仕事を追う感覚で楽しく仕事が出来ます。 上司から仕事を頼まれて、言われた仕事をただこなすだけではつまらないですよね? 前倒しで仕事を進めていると、その日終わらせるべき仕事はある程度完了している状態でその日の朝を迎えられます。 そのため、自分がこだわりたい仕事に時間をかけたり、先を見越して必要な準備をストレスフリーで取り組むことが出来ます。 人に言われて受け身で仕事をするよりも、自分で先を見越して仕事を進めていく能動的なスタイルの方が圧倒的に楽しく、ストレスも少ないです。 同じ仕事でも 「ここまで変わるんだ!(笑)」 というぐらい楽しさが変わりますので、本当におすすめです! 仕事のミスが減る 締め切りに追われながら仕事をしていると、とにかくその仕事を終わらせることに精一杯になります。 細かいところまで念入りにチェックをせずに 「とりあえず終わらせなきゃ」 という意識になり、仕事の質にこだわる余裕がありません。 その結果、ミスが多くなります。 ミスのフォローにも多くの時間を奪われるようになります。 締め切りだけでなく、自分のミスにも追われて後手後手になってしまう。 こんな悪循環に陥りがちです。 それとは対照的に、仕事を前倒しで進めていると精神的に余裕が生まれます。 ミスがないかを細かくチェックする余裕が出来ます。 仕事の質が上がり、ミスが少ないので上司からの信頼も厚くなります。 ミスのフォローにも時間を奪われることが少ないので、より仕事を進めやすくなります。 締め切りに追われるストレスが無くなる 仕事を前倒しで進めていると精神的にすごく楽に仕事が出来ます。 学生時代は、よく試験勉強で 「締め切りが迫ると集中力が高まる」 と締め切り効果を利用して徹夜して試験を乗り切った人も多いかと思います。

仕事を前倒しするにはそれなりにコツと工夫が必要です。

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その方法を4つご紹介します。

タスクを細分化し、全てを把握する

ルーティーン業務や1ヶ月の間で発生することが多い業務はすべてリスト化しておきましょう。

このリストを作る一番の目的はタスク全体(細分化して1~2分で終わる仕事もすべて)を常に把握することです。

その目的が把握できればリストの作り方はなんでもOK!

私は以下のようにExcelで作っています。フォーマットはやりやすいものを使えばいいと思います。

  • タスクの種類
  • 項目
  • 処理時期(月初、月中、月末など)
  • 大体の所要時間

これを<タスクリスト>と私は呼んでいます。

上記の例はだいぶタスクを簡略化していますが、実際には1ヶ月で行うすべてのタスク(1~2分で終わるような細かい仕事もすべて)を載せています。

「このリストを見れば、1か月間のすべての仕事が把握できる!」

という状態にするのが本当に大切です!

このタスクリストは手帳に挟んだり、かばんに入れて常に持ち歩く。

そうすることで常に業務全体を把握した状態で仕事を行うことが出来ます!

タスクリストを見ながら業務を前倒しで行っている中で

「この項目は追加した方がいい。」

「これは月の前半で処理した方が他の仕事がスムーズになるな。」

と感じたら、翌月分のタスクリストでその部分を修正します。

また、業務に変動があった場合も、その都度更新をしています。

タスクリストの更新というタスクも、1ヶ月のタスクリストに加えると更新漏れを防いでくれます。

隙間時間・待ち時間を徹底的に活用する!

通勤時間などの隙間時間や上司の確認待ちなどの待ち時間はたくさん発生しています。

それを徹底的に活用すれば、仕事はかなり前倒し出来ます。

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そのためにもタスク全体を把握して、その隙間時間や待ち時間で出来る業務を瞬時に判断して実行することが大事です!

私は仕事中に関しては1分や2分の待ち時間も活かせるように

「この時間で出来る仕事はないか?」

とタスクリストを見返して出来る仕事を先取りで進めています。

隙間時間・待ち時間を活用する意識を持っているかどうかで仕事に追われる側になるか、追う側になるかが確実に変わってきます。

朝の時間を活用する!

仕事を前倒しの状態に持っていくためには、朝の時間を活用することが一番です

「仕事が遅れ気味、、、」

という人は、前倒しの状態に持っていくために一時的に少し頑張る必要があるかもしれません。

一時的に残業したり、早出して遅れの無い状態を作り、仕事を前倒し出来る状態に変えていきましょう!

残業か早出かを選ぶなら、朝早く出勤して仕事を進める方が圧倒的におすすめです!

朝の方が頭がよく働きますし、早めに出勤すれば、他の人に邪魔されずに仕事が出来ます。

業者やお客様からの電話も鳴らないので、非常に集中できます。

仕事が遅れている状態から前倒し状態に変えるためには絶好の時間と言えます。

余裕がある時にあと一歩仕事を進める!

前倒しが少しずつ出来てきたら、

「その日やるべき仕事がもう終わっちゃった。」

という状態が増えていくと思います。

そのような余裕がある時に大事なのが、

「余裕がある時こそ1歩でも2歩でも仕事を進めておく!」

「明日の自分を楽にしよう!」

という意識です。

タスクリストを見返して、

「今進められる仕事は何かないか?」

と探しましょう。

出来る仕事があれば、少しでも進めておく。

そうすれば、いずれその日必ず行う必要がある仕事が全くない状態で朝を迎えられるようになります。

上司からの無茶ぶりで緊急に頼まれた仕事も、すぐに取り掛かって終わらせることが出来ます。

更にレベルを上げるのであれば、余裕時間を生産性を高める改善案を考えたり、実行する時間にしましょう!

  • 今行っている仕事を減らすにはどうすればいいか?
  • より短時間で同じ質以上の仕事をするにはどうすればいいか?
  • この不便な状態を改善してもっとこの業務がスムーズに行えるようにするにはどう工夫すればいいか?
  • そもそもこの業務は行う必要があるのか?

上記のようなことを考えて、改善案を出来る限り出していきましょう。

そして、前倒しで生まれた時間でその改善案を実行して生産性を高めたり、仕事の質を上げていく。

この状態になれば、もうルーティン業務に追われるだけの仕事スタイルからは完全に卒業し、日々の仕事に余裕を持って取り組めているはずです!

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