シゴトノート

仕事に関係する様々なことを網羅していきます!

仕事を劇的に効率化!仕事の待ち時間を半減させる具体的な方法!

      2018/02/11

今回は仕事の待ち時間を減らして効率を高める方法について!

普段働いている時に、仕事の効率化を強く意識していますか?

「残業が多くなった、、、」

「待ち時間が多くて、仕事がスムーズに進まない、、、」

こういった悩みは、仕事を効率化することで解消することが出来ます!

仕事の効率を高めるために欠かせないのが待ち時間を徹底的に潰すことです。

仕事の中で待ち時間はたくさん発生しますよね?

  • 上司の確認待ちの時間
  • 業者とのやりとりでの待ち時間

など色々な種類の待ち時間があります。

こういった待ち時間があなたの仕事を非効率にしています。

それぞれの具体的な効率化の方法をご紹介します!

上司の確認待ちの時間を減らす!

「上司に確認してもらうまで何も仕事が進まない、、、」

「確認してもらおうと思ったら、上司が今日から休みだった、、、」

こういった状態になることが多くありませんか?

仕事の効率化のためにはこの上司の確認待ちの時間を減らす。

あるいは、上手に使う必要があります。

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上司の休みを把握しておき、休み前に必ず必要な全ての確認を取る。

上司の休みや帰社時間を細かく把握しておき、休みの前には必要な全ての確認を取ります。

こうすれば上司が休みの日でもスムーズに自分の仕事を進められます。

「上司に確認してもらう必要があることは何があるか?」

と1日の仕事始めにしっかり確認しましょう。

手帳やメモ帳に書き出しておくのも上司と打ち合わせした時の確認漏れを防いでくれます。

上司から依頼された仕事はとにかく早めに確認を取る。

上司から依頼された仕事はできる限り早く上司に確認してもらえる程度まで進めてすぐ確認を取りましょう。

朝一がベストですが、少なくとも午前中までに一度確認が取れるといいです。

そうすれば上司が外出してしまったり、早めに帰社してしまい、確認が取れない状態を防げます。

基本的には、上司に依頼された仕事など、自分以外の人が関与する仕事は優先的に早めに仕上げておくと待ち時間はがかなり減らせます。

とにかくその仕事を自分だけで進められる状態に持っていくことが大切です。

自分だけで進められる仕事は後回しにしてもOKです。余裕がある時にいつでも進められます。

上司からの確認待ちの時間はルーティーンワークを前倒し

工夫して減らしても、どうしても待ち時間が発生する部分があります。

その待ち時間に何をするかも非常に大事です。

資料を提出して上司に確認してもらっている最中など、上司からの確認待ちの時はルーティーンワークなど他の仕事を前倒しで進めましょう。

待ち時間をただ待っているだけではもったいないです。

予め待ち時間にやるべき仕事リストを作成しておくと待ち時間を効率的に使えます。

迷わずに他の仕事を進めることが出来ます。

業者とのやりとりの待ち時間を減らす!

業者とのやりとりでも待ち時間が多く発生しています。

「連絡をしたら、業者が休みで何も動かない、、、」

「業者からの返信が遅い、、、」

業者は本当に様々です。

すごく迅速に対応してくれる業者もあれば、

「よくこれで成り立っているなぁ」

という適当な業者も結構ありますよね(笑)

  • この業者は返信が早く、迅速に対応してくれる
  • この業者は発注漏れがたまにあり、納品が遅い。

とそれぞれの業者の傾向を把握しておくといいと思います。

業者の休みの日や電話の受付時間を把握しておく。

業者の休み(基本は土日だと思いますが)や電話の受付時間をしっかり把握しておきましょう。

そうすれば、

「電話して質問しようと思ったら、もう受付時間が終わっていた。」

という事態を防ぐことが出来ます。

特に平日休みで土日出勤の仕事の人は要注意です。

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金曜夕方に連絡しても大抵月曜まで連絡が来ません。

そうしたら、二日間も仕事が進まない事態になりかねません。

業者への連絡は極力早めにする。

発注の仕事も発注タイミング、納期まで計算して早めにしておきましょう。

ひとまずメールを送っておく

急ぎの業者への連絡事項が土日に発生したら、すぐにメールを送っておきましょう。

サービス業など土日出勤の仕事の場合、急ぎで業者に連絡を取りたい事態が土日に発生することがしょっちゅうあります。

その時に

「土日が休みだから月曜にすぐ連絡しよう。」

と考えていては遅いです。

業者も休み明けの月曜は色々な会社から連絡が来ていて、電話がつながりにくいことが多いからです。

待ち時間を減らすためには土日の内にメールを送っておきましょう。

そうすれば、月曜すぐに電話で確認しても、業者もメールである程度内容を把握してくれているので、対応がスムーズです。

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 - 生産性向上

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