今回は部下への仕事の頼み方について！
あなたは部下に仕事を頼むのが上手な方でしょうか？
頼み上手な上司に仕事を頼まれると、部下は嫌な気持ちになりません。
むしろやる気を持ってその仕事に取り組んでくれることが多いです。
逆に頼むのが下手な上司からの仕事は部下は避けたいと思うものです。
上司が部下のやる気を削ぐような頼み方をしてしまうせいで、部下も
- 「指示が曖昧で何をすればいいかわからない、、、」
- 「頼まれたら仕事が増えるだけ、、、」
- 「なんで今言うわけ！？」
と感じてしまいがちです。
同じことを頼んでいるのに、やる気の差によって仕事の質は大きく変わります。
どうせ頼むなら部下がやりやすくなるように頼みたいですよね！？
いかにやりやすいように頼むか？
部下にやる気を持ってもらえるような頼み方をするにはどうすればいいか？
そのコツをご紹介します！
余裕を持ったスケジュールで頼む
仕事を頼む時は部下が計画的にその仕事に取り組めるようにスケジュールに余裕を持って頼みましょう。
よく仕事を唐突に頼んでくる上司っていますよね？
仕事の終わり間際に
「これ今日中にやっておいて。よろしく！」
って感じで。
しかも、もっと早く頼めた仕事を急に頼んでくる。
頼まれた部下としては、
「頼むならもっと早めに言ってくれよ！」
と叫びたくなるぐらいイラッとしますね（笑）
こういう唐突な頼み方は部下の気持ちや立場を全く想像していない頼み方です。
部下だって部下なりにスケジュールを調整して、段取りを組んで計画的に仕事をしています。
仕事をスムーズにミスなく終わらせるために工夫をしています。
上司はそういった部下のスケジュールや計画も考慮して仕事を頼みましょう。
部下に仕事を頼むと決めた段階で早めに頼んだ方が部下はスケジュールに余裕を持ってその仕事に取り組めます。
突発的に起きた仕事でどうしても急ぎで頼む必要があるなら
「Aさん、急で申し訳ない。これを今日中に作ってもらえる？内容はそこまでこだわらなくていいから。俺も協力するからさ。」
と急ぎで頼むことを謝った上で、部下の負担を減らすような気遣いをしながら頼む。
こういう配慮が大切になります。
部下としても上司が急な仕事を頼まざるを得ない状況だったら
「大変そうだな、上司のために協力しよう！」
と思えることだって多くなります。
細かい配慮かもしれませんが、こういう積み重ねが部下のやる気や上司に対しての信頼感につながってきます。
あいまいな指示出しはしない
「すぐに」「出来るだけ早く」「後で出して」、、、
このような指示の仕方で仕事を任せるのはやめましょう。
すれ違いを生んで仕事がうまくいかない原因になります。
なぜなら、
「すぐに」
などの言葉は、上司側と仕事を任された部下側の感覚に違いが生じる可能性が高いからです。
例えば、上司側としてはその場ですぐにやってほしい仕事を
「急ぎで頼むよ」
と部下に言って、仕事を頼んだとします。
でも、部下は今取り掛かっている緊急の仕事を処理してから
「今日中であればいいだろう」
と考えて仕事に取り組むかもしれません。
そうなると上司が
「出来た？」
と聞いた時には、まだその部下はその仕事に手をつけていないことがよく起こります。
そうすると部下のことも信頼しにくくなりますし、部下も上司に対して不信感を持つようになってしまう。
このようなことを避けるためにもあいまいな指示出しは出来る限りしないことを心がけましょう。
期限を明確にする
仕事を任せる時は、締め切りを具体的な日時ではっきり伝えましょう！
「～日の17時までに提出して」
という感じで伝える。
そうすれば、お互いの時間感覚がずれないで済みます。
完成のゴール像を詳細に伝える
仕事を任せる時は、ゴール像をその部下に出来るだけ詳しく伝えましょう。
そうすると後で修正したり、一から作り直しということが格段に減ります。
例えば、資料の作成をお願いする場合、
具体的には、上記のいつまでに（When)も含めて
- 誰が（Who）
- 何のために（Why）
- 何を（What）
- どこで（Where)
- いつまでに（When)
- どうやって（How）
- いくら使って（How much）
を詳細に伝えることです。
具体的に当てはめると
- 上司の私が（Who）
- 来週の会議でのプレゼンのためにつかうために（Why）
- 企画書を作ってほしい（What）
- 事務所で（Where）
- 先日のプレゼン資料を参考にして作るように（How）
- 費用はかけない（How much)
このように伝えると聞き間違いや、上司の思っていた物と全然違う企画書が提出される確率は相当減るでしょう。
仕事の質も効率も上がるはずです。
仕事を任せる時は、伝え方が非常に大事！
これは肝に銘じておきましょう！
いちいち細かく口出しはしない
仕事を任せたら、細かく口出しはしない。
これが大切です。
確かに仕事を任せた側からしたら、その仕事がうまく進んでいるかどうかが気になるとは思います。
でも、部下の立場に立って考えてください。
上司から頼まれた仕事を一生懸命やっている最中に、
- 「ここは大丈夫か？」
- 「あれは確認したか？」
- 「これもやっておいてね」
と上司が思い付くたびに確認していたらどうでしょうか？
きっと
- 「信用されてない、、、」
- 「そんなにいちいち確認されたら、集中できない、、、」
と不満を感じてしまうでしょう。
それに上司側も任せた仕事を思いつくたびに確認していたら、任せることで生み出した時間が無駄になってしまいます。
もちろん、任せた仕事の進捗確認は大事です。
どうしても細かく確認しなきゃいけない場合もあると思います。
その場合は、日々の打ち合わせ時にまとめて確認しましょう。
上司は確認すべき点をリスト化して頭を整理しておく。
そして、打ち合わせのタイミングでまとめて確認する。
部下の方から先に任せた仕事の進捗を報告させて、
- 報告が漏れている項目
- 進め方が間違っている項目
- 認識が甘い項目
などを確認して上司である自分と完成像をすり合わせていく。
そうすると部下も
- 「ここは自分から報告すべきだったな。」
- 「この点はもっと意識して仕事を進めなきゃいけないな。」
と仕事の仕方を反省して改善してきてくれることが多いです。
いかに部下のやる気を削がずに任せた仕事を精度高く実施してもらうか？
そこを考えて、仕事を任せましょう！
頼んだ仕事の難しさや大変さを理解する
部下に仕事を頼んだら、その仕事の難しさや大変さをわかろうとしましょう。
上司のあなたからしたら、
「こんなの簡単でしょ。」
と思うかもしれませんが、それは今現在の自分目線だけで物事を見ているからです。
頼まれた部下にとっては、その仕事は苦手分野で難しく感じているかもしれません。
それ以外の仕事を多く抱えていて、
「この仕事に手を掛けられる状況ではない」
という場合もあります。
特に部下にとってイラッとするのが、その上司もやり方を知らない初めての仕事を頼んできて
「まぁたぶん簡単でしょ。とりあえずやってみて。」
と頼んでくる場合（笑）。
初めてやる仕事で誰もやり方を知らない仕事は想像以上に大変ですよね！？
部下からすれば、
「実際にこの仕事をやってもいないのに、簡単とか決めつけるなよ。こっちはこんなに大変なのに。」
と上司に強い不満を持ってしまいます。
こういう不満を部下に抱かせないためにも、
- 部下が大変そうだったら、声を掛ける。
- アドバイスを求めてきたら、一緒に考えてしっかりフォローをする。
- 部下が苦戦していたら、一緒に方法を調べて一緒に解決しようとする。
上記のようなことが大切です。
もちろん部下にかかりきりになっては仕事を頼んだ意味がないですが、任せっぱなしで放置したり、
「こんなの簡単でしょ。」
という態度で仕事を頼むのだけはやめましょう！
やってくれたら必ずお礼を言う
部下が頼んだ仕事をやってくれたら、必ずしっかりお礼を言いましょう。
「おーありがとう！助かったよ！」
「いい資料だ、よく頑張ったね！」
こういったお礼を当たり前のように言える上司はきっと部下からの信頼が厚いと思います。
しかし、頼んだ仕事を部下がやってくれてもお礼も言わない上司が結構います。
部下の立場からしたら、頼まれた仕事を一生懸命頑張って完成させて提出した時に
「終わった？じゃそこ置いといて」
とお礼も言われなかったらどうでしょうか？
きっと次からはそんなに頑張る気が起きなくなってしまうのではないでしょうか？
逆に
「ありがとう！！さすが仕事速いね！」
とお礼を言われて褒められたらどうでしょう？
「この人のためにもっと頑張ろう！」
と思う人が多いのではないでしょうか？
仕事のやる気を保つためには小さな達成感を頻繁に感じることが大切です。
上司からお礼を言われたり、褒められたりするのは、部下にとって小さな達成感につながります。
是非、部下にお礼を言う習慣！
そして、部下をほめる習慣をつけてくださいね！
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