シゴトノート

仕事に関係する様々なことを網羅していきます!

生産性を高め続けるために意識すべき超大切な3つの視点!

   

今回は生産性を高めるために意識すべき大切な視点について!

普段どんなことを意識して仕事をしていますか?

「仕事をもっと早く出来るようになりたい!」

「より楽に結果を出せるようになりたい!」

そのためには、日々どんな視点を意識して仕事をするかがとても大事です!

これからご紹介する3つの視点を意識しながら仕事に臨めば、生産性は間違いなく高くなるはずです!

どっちを先に行うと待ち時間を減らせるか?

並列的に仕事を処理しないといけない場合はよくありますよね?

その場合に

「どっちを先に行うと待ち時間を減らせるか?」

と考える視点は役に立ちます!

そのためには待ち時間に敏感になる必要があります。

仕事中にどれくらいの待ち時間が発生しているかを意識したことがありますか?

仕事中にはたくさんの小さな待ち時間が存在します。

  • パソコンの起動時間
  • Excelなどのアプリの起動時間
  • 上司の確認待ちの時間
  • 移動時の電車等の待ち時間
  • 他の人の仕事の完成待ちの時間
  • コピー機で大量の資料を印刷する時の待ち時間
  • エレベーター待ちの時間

など本当にたくさんの種類の待ち時間が存在しています。

1つ1つは小さい待ち時間ではありますが、積み重なると大きな時間になります。

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生産性を高めるには、その待ち時間を活かしたり、極力減らすように工夫をしていく必要があります。

まずは普段の仕事でどれくらい待ち時間があるのかに気付くことから始めましょう。

待ち時間がたくさんあることを把握したら、

先ほどお話しした

「どっちを先に行うと待ち時間を減らせるか?」

を考えて、待ち時間を減らす選択をする習慣をつけましょう。

例えば、上司にイラストレーターで作成したポップを確認をしてもらい、すぐ修正する予定の場合。

上司に確認してもらい、修正点を指摘されてから、イラストレーターをクリックして立ち上げるよりも、イラストレーターをクリックして立ち上げている間に、上司に資料を確認してもらう方が待ち時間を少なくできます。

また、これは少し極端な例ですが(笑)、エレベーターの場合もそうですね。

閉めるボタンを押してから、行きたい階を押す方が、行きたい階を押してから、閉めるボタンを押すより数秒早くなります。

なぜなら、閉めるボタンを押してから扉が閉まるまでにタイムラグがあるので、その間の時間で行きたい階を押した方がその待ち時間をうまく活かせるからです。

このように、

「こっちを先にやった方が、待ち時間を減らせる。」

というのは仕事の中で本当にたくさん発生しています。

それに気づいて適切な順番で行うだけでも時間を生み出せるはずです!

もっと労力を減らしつつ、高い成果が出る仕組みはないか?

「もっと労力(手間)を減らして高い成果を出せる仕組みはないか?」

と考えて、自分の仕事のやり方を見直しましょう。

効率性を考えずに仕事を行っていると、効率の悪い方法でも慣れてしまいます。

自分の中でそれが当たり前の仕事の仕方になってしまう。

特に先輩から教えてもらった仕事のやり方をただそのまま行っている場合は要注意です。

「これがベストのやり方だろうか?」

「もっと手間を減らせる方法は本当にないのか?」

「こうしたらもっと早く、楽に処理できるんじゃないか?」

仕事が早い人・生産性が高い、と言われる人はこのようなことを意識しながら、自分の仕事の仕方を改善し続けています。

良い方法にたどり着いたとしても

「今のところでベストの方法だ。」

と考えて、さらに良い方法も探そうとしています。

仕事の仕方を改善しようとしたことがない人は、これからは是非この意識を持ちながら仕事をしていてください。

人から言われた方法をそのまま行っていてもあまり面白くないじゃないですか?(笑)

自分で試行錯誤しながら仕事を改善していくことが仕事の楽しさにもつながります。

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今の担当業務を自分が再構築するつもりでやってみてくださいね!

物の置き場所は適切か?

物の置き場所を定期的に変えていますか?

物を置く場所は、使用する頻度に応じて定期的に見直していく必要があります。

1階の事務所で毎日使用する清掃用具をわざわざ2階の倉庫から持ってきて、清掃後また2階の倉庫に片付けるなんてことをしていたら、要注意!

なぜなら、毎日その清掃用具を取りに行くために、2階まで行く手間が発生しているからです。

そういう使用頻度が高い物は使用する場所に極力近い所に保管すべき物です。

これはあくまで一例ですが、日々の仕事をよくよく観察してみると、こういう無駄がたくさん発生しています。

人間はめんどくさいことにも慣れてしまいますので、最初の3回ぐらいは

「これって面倒だなぁ」

と感じていたとしても、慣れてくれば、そんなに面倒だと感じなくなります。

何の疑問も抱かずに毎日手間な作業をし続けてしまいがちです。

「この置き場所は本当にこの場所がベストか?」

と是非問い続けて、置き場所を試行錯誤して変えてみてください。

デスクの整理においても、使用頻度の高い物を取り出しやすい位置に置く!

この視点で是非整理してみてください。

一個一個は小さな改善ですが、それを積み重ねていけば確実に日々の効率は上がっていくはずです!

最後までお読み頂きありがとうございます^ ^

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 - 生産性向上

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