シゴトノート

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デスクを効果的に整理する3つの方法!

      2018/02/19

今回はデスクを整理整頓する方法について!

あなたの職場のデスクはきれいに整理整頓されていますか?

デスクがしっかり整理されていると

  • 仕事のミスが少なくなる(資料の紛失をしない)
  • 仕事が早くなる(探し物にかかる時間が減る)
  • スッキリした気分で仕事が出来る
  • 目の前の仕事に集中しやすくなる

このようなたくさんのメリットがあります。

上手にデスクを整理するには効果的な方法を知っておく必要があります。

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その方法を3つご紹介します。

物を置く位置を決める!

デスクに収納する文房具やファイルの位置は決めてしまいましょう!

ホチキス、のり、修正テープ、付箋、などなど。

文房具を同じ引き出しに入れておくだけではゴチャゴチャになってしまいやすい。

無くなったり、見つけるのに時間が掛かってしまいます。

そうゆう文房具は、それぞれの物の位置を決めるのがおすすめ。

ホチキスは引き出しの左側。

付箋は右側って感じで。

ただ位置を決めても目印が無ければすぐゴチャゴチャになってしまいます。

なので、テプラやシールを貼って、それぞれの物の場所をきちんと定めるのがおすすめです!

文房具だけでなく、書類やデスクにある物は出来る範囲でそれぞれの位置を決める。

使ったら、必ず所定の位置に戻す。

この習慣をつけておけば、それだけでかなりデスクは散らかりにくくなりますよ。

捨てにくい書類はデータ化して保管する

普段あまり使わないけど、捨てるに捨てられない書類って結構ありますよね!?

「いつか役に立つかも、、、」って思ってつい残してしまいがち(笑)

でもそうやって捨てずに残している書類たちがデスクをゴチャゴチャにして、探し物にかかる時間を増やしています。

ではどうすればいいか?

そうゆう書類・資料はデータ化(電子化)してパソコン上で保管しておけばいい。

職場のプリンターであればスキャン機能がついているはずです。(無ければハンディスキャナーを購入しましょう)

その機能を使って、捨てるに捨てられない書類をどんどんスキャンしてデータ化していく。

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データ化して、パソコン内で種類ごとにフォルダ分けしておけば必要な時にすぐに見つけられます。

必要なら印刷することだって簡単にできます。

書類をデータ化してしまえば、その分、デスクはスッキリして整理もしやすくなります。

しかも、書類を探す時間を節約したり、紛失の可能性も限りなく低くすることが出来ます。

定期的にデスクを整理する時間を設ける

デスクの整理は一度実践して終わりではありません。

もちろん、物の置く位置を決めて、そこに戻す習慣がつけば散らかりにくくなるとは思います。

でも忙しくてついゴチャゴチャになることもあるでしょう。

本当に大事なのは定期的にデスクを整理する習慣をつけること。

デスクの整理は後回しになりがちなので、1つのルーティンタスクとして行う曜日と時間を決めてしまうといい。

「毎週月曜の始業前30分間はデスク整理の時間にする!」と決めて、スケジュールアプリやリマインダーに落としておけば忘れません。

週30分のデスク整理が、その週の仕事のミスを減らし、効率を上げてくれます。

気分もスッキリして、きっと今よりいい仕事が出来るはず!

是非、週に1回はデスクを整理する時間を設けてみてくださいね!

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 - 整理整頓, 生産性向上

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